Компания «Интертекс» на протяжении более восьми лет осуществляет поставки электронных компонентов, материалов и оборудования для производства и сервиса электроники. За это время число сотрудников компании увеличилось в несколько раз, открылись несколько офисов и региональное представительство. К 2007 году компания начала развивать новые направления бизнеса — транспортную логистику, предоставление услуг контрактного производства и технический консалтинг. В этих условиях потребовался новый подход к организации работы компании, и было принято решение о внедрении системы организации совместной работы и проектного управления Instant Business Network 4.7. Учитывая специфику деятельности компании, сложность схем взаимодействия сотрудников и отсутствие опыта внедрения и использования подобных систем, руководство сочло целесообразным провести автоматизацию бизнес-процессов в несколько этапов.

На первом этапе Instant Business Network (IBN) использовался для постановки и контроля выполнения небольших рутинных заданий. На этапе были решены две задачи. Во-первых, сотрудники компании перевели в IBN свою текущую работу, начав с постановки поручений и планирования мероприятий, хранения документов в библиотеке файлов IBN портала и их совместного использования, обсуждения работы на форумах IBN объектов и с помощью IBN Client — интегрированной системы обмена сообщениями. Во-вторых, сотрудники получили необходимый опыт работы с IBN и cтали рассматривать систему как неотъемлемую часть рабочего процесса. Это дало возможность руководству приступить ко второму, более серьезному этапу внедрения без опасений за результат.

Целью второго этапа внедрения была поставлена автоматизация проектной деятельности «Интертекса». К этому моменту сотрудники уже имели достаточный опыт работы с IBN. Это позволило перевести проекты компании в IBN в короткие сроки без существенных трудностей. Именно на втором этапе «Интертекс» стал по-настоящему использовать инструменты совместной работы: проекты компании требовали привлечения сотрудников различных офисов и подразделений. В первую очередь это дало «Интертексу» возможность наладить эффективное взаимодействие своих калининградского и московского подразделений, и зарубежного логистического офиса. В это же время руководители различных уровней стали активно пользоваться системой отчетности IBN и обязали сотрудников вести учет рабочего времени.

На третьем этапе компания начала активно использовать систему управления инцидентами IBN Help Desk. Если до этого момента в «Интертексе» использовали модуль Help Desk только для управления внутренними инцидентами, то теперь компания организовала на его основе управление заказами и поставками продукции. Новый подход дал возможность автоматически регистрировать заказы и контролировать их выполнение, а главное — оперативно реагировать на возникающие сложности.

В рамках последнего этапа внедрения компания планировала перевести в IBN взаимодействия с поставщиками, логистами, аудиторами, юристами и другими сторонними организациями. Инструменты работы с партнерами и внешними пользователями IBN 4.7 позволили организовать доступ сотрудников сторонних организаций к необходимым данным без угрозы конфиденциальности внутренней информации «Интертекса». Привлечение к работе с IBN внешних пользователей потребовало от специалистов компании определенных усилий, которые в первую очередь были связаны с обучением сотрудников партнерских организаций. Однако, опыт — обучения сотрудников, полученный специалистами «Интретекса» на первой стадии внедрения IBN, позволил завершить последний этап даже ранее намеченных сроков.

Результатом внедрения Instant Business Network стало то, что на сегодняшний день вся деятельность «Интертекса» ведется с использованием IBN. Более того, компания сумела привлечь к работе с IBN своих клиентов и партнеров, что дало возможность, сосредоточить всю рабочую информацию в едином пространстве, наладить взаимодействие сотрудников независимо от их удаленности, унифицировать отчетность и вывести на новый уровень контроль исполнения работы. Успех внедрения стал возможен во многом благодаря аккуратному планированию этапов внедрения, подразумевавшему постепенный перевод текущей работы в IBN и использование на каждом этапе опыта, накопленного на предыдущих стадиях.

Дмитрий Воробьев
Медиачеис
www.pmbox.ru
http://friends.mediachase.ru
[email protected]