Системе электронного документооборота и автоматизации деловых процессов CompanyMedia®, разрабатываемой московской компанией «ИнтерТраст», исполнилось 10 лет.
Весной в 1998 года был официально объявлен выход в свет первой версии корпоративной системы электронного документооборота (СЭД) CompanyMedia®, а уже 8 июня 1998 года Госстандарт России отметил новую систему сертификатом качества.
Решение о разработке принципиально нового на тот момент типа СЭД — СЭД корпоративного масштаба — было принято в 1996 году. К этому времени компания «ИнтерТраст» уже имела в своем продуктовом портфеле пакет OfficeMedia, который пользовался заслуженной популярностью на рынке систем делопроизводства и документооборота.
«Принятие решения о создании альтернативной СЭД давалось нелегко, — вспоминает заместитель генерального директора по разработке ПО компании Александр Савельев. — Это означало отвлечение значительных ресурсов, усложнение производственных процессов и даже изменение стратегии и политики компании».
При этом инвестировать проект предполагалось в условиях, когда идеи информационных систем корпоративного использования в России только обсуждались, реальных проектов практически не было. Если говорить о СЭД, то из всего многообразия возможных подходов к организации электронного документооборота больше всего было востребовано электронное делопроизводство как средство регистрации и учета документов, которое трудно отнести к разряду корпоративных информационных систем.
Вместе с тем становилось очевидно, что время корпоративных СЭД неизбежно придет. Также было ясно, что такие системы кардинально отличаются от локальных по всем позициям: идеологически, архитектурно, на сервисном и прикладном уровне. Локальную СЭД невозможно масштабировать до корпоративной. И это стало понятно не из теоретических соображений, а при практических экспериментах по построению корпоративного документооборота с использованием пакета OfficeMedia.
Несмотря на все сложности и риски, проект создания корпоративной СЭД стартовал.
В основу CompanyMedia® были положены принципы, качественно отличавшие ее от существовавших на рынке предложений:
• гарантированная работа в условиях территориальной распределенности, больших объемов документооборота, массового подключения пользователей и плохих каналов связи; поддержка сложных оргструктур;
• сквозной межведомственный и межорганизационный документооборот;
• многоконтурность;
• вовлечение в документооборот всех категорий персонала;
• поддержка различных видов взаимодействия между структурами организации: централизованного и децентрализованного, с контролем требуемого уровня;
• высокая информационная безопасность.
Решение должно было быть основано на тиражируемой, развиваемой на плановой основе системе, которая может и должна быть способна к модификациям «на лету» под специфические требования. Оно также должно было быть модульным с возможностью быстрого подключения новой функциональности: как штатной (уже разработанной производителем), так и разрабатываемой индивидуально.
«Одним из принципиальных вопросов был выбор технологической платформы для корпоративной СЭД, — отмечает главный технолог компании Владимир Панов. — После тщательного анализа существовавших на тот момент возможностей было решено продолжить использовать уже хорошо зарекомендовавшую себя платформу Lotus Domino/Notes. Мы и теперь считаем, что выбор был правильным и позволяет нам развивать систему с использованием самых передовых и продвинутых технологических новаций».
CompanyMedia® 1.0 состояла из прикладных модулей «Делопроизводство», «Заседания», «Архив оригиналов ОРД», «Библиотека рабочих документов». Эти модули функционировали с учетом следующих принципов корпоративной СЭД: поддержка множества организаций; доступ к документам, управляемый глобальным средством (справочником «Структура организации»); использование репликаций для доставки документов (а не электронной почты); возможность работы off-line. Модули CompanyMedia® использовали общие глобальные сервисы: уведомления; автоматизированная система контроля исполнения документов; ознакомление; визирование; рассылка.
В 1999 году вышла версия 1.4, в которой появился новый модуль «Договоры» и новый сервис «Генератор отчетов». Кроме того, система получила ряд усовершенствований, в том числе в плане развития концепции корпоративности.
В версии 1.5 (2000 год) появился модуль «Управление персоналом» и сервис «Формирование дел». Были углублены возможности «сквозного» документооборота, усовершенствованы поисковые возможности, функциональность делопроизводства.
С 2001 по 2003 год система развивалась в рамках версий 2.0 – 2.5. В это время появляются модули «Факс», «Планирование», «Обращение граждан», «HelpDesk», «Управление проектами», «Клиенты и контакты». К ключевым новшествам следует отнести появление сервера ActiveFrame, выполняющего роль информационного ядра системы, и шлюза, решающего задачи обмена документами между организациями. Оба новшества стали дальнейшим развитием концепции корпоративного документооборота.
В третьем «поколении» системы (с 2004 года по н.в.) был осуществлен окончательный уход от идеологии электронного делопроизводства к идеологии электронного документооборота в контексте деловых процессов. Появляются новые модули «Библиотеки электронных документов», «Поручения», «Нормативные и распорядительные документы», «Корпоративный тренинг», «Контроль исполнения поручений руководства», Web-клиент системы и мобильный клиент, различные настраиваемые типы рабочих мест в зависимости от функциональных ролей участников документооборота, развиваются сервисы согласования, защиты информации, формирования отчетности, появляется сервис WorkFlow, расширяется набор прикладных модулей, автоматизирующих различные деловые процессы.
Система CompanyMedia® — это не просто программный продукт, не просто информационная система. Это комплекс, состоящий из:
• методологического обеспечения и регламентирования процессов;
• набора программных продуктов разных производителей, наиболее продвинутых в своей области (программное обеспечение системы включает технологическую платформу, сервис сканирования и распознавания текстов, факс-сервис, сервис поддержки мобильных устройств, сервис описания бизнес-процессов, внешние криптографические средства, собственно программное обеспечение СЭД);
• услуг по конфигурированию и внедрению СЭД, включая подготовку и обучение специалистов и пользователей;
• сопровождения промышленной эксплуатации.
Только такой комплекс делает информационную систему реально корпоративной. Именно благодаря этому, заказчиками и потребителями CompanyMedia® являются крупные корпорации, холдинги, федеральные и региональные органы государственной власти и управления (министерства федерального и республиканского уровня, администрации ряда краев, областей, автономных округов), банки и кредитно-финансовые организации (в том числе ВТБ, УРАЛСИБ, Юникредит Банк, Газпромбанк, Росбанк, Банк Форштадт и др.), предприятия телекоммуникационного сектора (в том числе Связьинвест, Ростелеком, Сибирьтелеком, Северо-Западный Телеком, Дальсвязь, Роснет и др.), топливно-энергетического комплекса (в том числе ЛУКОЙЛ, Бургаз и др.), транспортные и промышленные компании (в том числе Аэрофлот, Красноярские авиалинии, Трансмашхолдинг, Сибирский берег и др.). CompanyMedia® занимает лидирующее положение на российском рынке реально корпоративных территориально-распределенных СЭД, как по количеству внедрений, так и по количеству работающих в ней сотрудников предприятий и организаций.
Востребованность CompanyMedia® среди организаций, для которых взаимодействие посредством документов, управление с помощью документов и документирование своей деятельности в целом является нормой жизнедеятельности, объясняется наличием в системе всех необходимых для этого возможностей. В большинстве компаний, эксплуатирующих CompanyMedia®, в СЭД реально работают все категории персонала независимо от должностных обязанностей. Это становится возможным благодаря не только «правильной» функциональности системы, но и адресной индивидуализации рабочих мест, развитие которой является одним из приоритетных направлений совершенствования системы.
«Главным показателем того, что в работу с СЭД вовлекаются практически все сотрудники (а в отдельных организациях это десятки тысяч рабочих мест), является наблюдаемое нами ежегодное удвоение объема документопотоков в организациях наших ключевых заказчиков, — утверждает генеральный директор компании «ИнтерТраст» Андрей Линев. — Это наглядная демонстрация высокой эффективности СЭД, которой доверяется все больше и больше важных бизнес-задач».
Другой причиной востребованности системы являются развитые поисковые возможности. Чтобы найти нужный документ в огромном массиве хранимой информации, должны быть доступны множественные механизмы поиска. И система их предоставляет, начиная от различных способов представления списков документов (их сортировки и группировки, формирования подборок документов: индивидуальных, тематических, должностных), поиска по реквизитам и по контексту и заканчивая (но не ограничиваясь) графическим отображением связей между документами.
Нельзя не отметить также высокий уровень безопасности и защиты информации от несанкционированного доступа в системе, которая может использовать как встроенные в сервер Domino средства криптозащиты информации, так и внешние средства. В сентябре этого года ФСТЭК выдала сертификат соответствия СЭД CompanyMedia® требованиям руководящих документов по уровню 4 контроля и по 5 классу защищенности.
В дальнейшем развитие системы планируется в области повышения ее функциональности, надежности, производительности и расширения поддерживаемых бизнес-моделей. В частности, система развивается в направлении объединения концепций регламентированного документооборота в рамках формальных бизнес-процессов и неформального взаимодействия людей. Обе эти плоскости должны слиться в единых информационном пространстве, правилах доступа, интерфейсах, организации справочников, поиска и т.д.
Андрей Линев отмечает: «10-летие системы электронного документооборота CompanyMedia® – знаковое событие, думаю, не только для нас, но и многих наших клиентов и партнеров, всех, кто сотрудничает с нами, внося свой вклад в совершенствование системы. Мы будем продолжать придерживаться линии инноваций, предвосхищающих требования рынка, наращивания корпоративных возможностей CompanyMedia® в интересах наших заказчиков с тем, чтобы сделать ее максимально производительной, удобной и эффективной».
_________________________________________________________________________________________________
Компания «ИнтерТраст» входит в пятерку лидеров российского рынка систем электронного документооборота. Она предоставляет комплекс услуг по созданию современных территориально-распределенных систем автоматизации документооборота, делопроизводства и бизнес-процессов, включающий: консалтинг в области документационного обеспечения управления, разработку, внедрение и сопровождение программного обеспечения, обучение пользователей работе с ним. Промышленные решения компании CompanyMedia® и OfficeMedia® являются одними из наиболее популярных на рынке как по категории решений для организаций крупного и среднего бизнеса, так и для предприятий малого бизнеса. Более подробную информацию Вы можете получить, посетив сайт компании «ИнтерТраст» www.intertrust.ru
Полина Кочеткова,
Специалист по связям с общественностью,
Компания "ИнтерТраст".
Тел./факс: 8 (495) 956-7928 доб. 116
E-mail: [email protected]
http://www.intertrust.ru/
