Завершился проект внедрения электронного документооборота на базе Docsvision в Администрации города Полярные Зори (Мурманская область).

Большой объем документов и желание ускорить управленческие процессы привели заказчика к потребности внедрения высокотехнологичной платформы, которая позволила бы автоматизировать систему делопроизводства и документооборота и повысить эффективность деятельности органа местного самоуправления. Кроме того, внедряя систему электронного документооборота, Администрация будет иметь возможность развития и оказания государственных и муниципальных услуг в электронной форме согласно Федеральному закону от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

При выборе системы особое внимание уделялось возможности быстрого развертывания системы, гибкости настроек без программирования, что обеспечивало бы возможность доработки системы силами штатных ИТ-специалистов администрации.

Партнер «ДоксВижн», Центр консалтинговых проектов, в течение 20 дней развернул решение «Простая канцелярия» — «легкое» решение, разработанное Центром консалтинговых проектов на базе стандартных приложений системы Docsvision «Делопроизводство» и «Управление процессами», включающее все необходимые функции для ведения базовой канцелярии и управления процессами.

В рамках решения были настроены роли пользователей для разграничения прав доступа к документам и другим объектам системы: «Регистратор», «Руководитель» и «Исполнитель», основные виды документов и возможности их регистрации, поиска в системе. Реализована возможность создания бизнес-процессов «На рассмотрение», «На ознакомление», «На исполнение» и контроля исполнительской дисциплины. В системе регистрируется более 500 документов в месяц и более 6000 документов в год.

В результате проекта Администрация получила легкое и функциональное решение, стандартизирующее деятельность сотрудников, позволяющее увеличить скорость принятия управленческих решений и уровень исполнительской дисциплины. Кроме того, в дальнейшем, при возникновении потребности расширения функционала системы, ИТ-специалисты Администрации смогут дорабатывать и конфигурировать платформу самостоятельно.

В перспективе администрация планирует развитие системы: переход на расширенную редакцию платформы Docsvision с увеличением количества клиентских подключений, подключение удаленных клиентских мест — филиалов головной организации. В 2013 году также будет настроена автоматизация загрузки больших объемов документов в систему, формирование архива документации, внедрение системы построения отчетов по корреспонденции и пользовательским задачам, что откроет новые возможности работы в системе.

Администрация города Полярные Зори. В соответствии с законом Мурманской области в состав территории муниципального образования город Полярные Зори с подведомственной территорией входят город Полярные Зори и сельские населенные пункты: Африканда, Зашеек. Административным центром муниципального образования является город Полярные Зори.

«Центр консалтинговых проектов» (ЦКП) (www.it-murman.ru) — партнер «ДоксВижн», ведущий свою деятельность, в основном, в Северо-Западном федеральном округе России. Компания осуществила внедрение ряда проектов на платформе Docsvision в организациях, органах местного самоуправления Мурманской области.