ЭДО - электронная система документооборота. Звучит скучно, но экономит самый ценный ресурс бизнеса - время. Благодаря внедрению ЭДО предприятие сохраняет до 15 часов рабочего времени, которые раньше уходили на отправку и получение расчетных документов по оплате услуг связи.
В Челябинской области преимущества дистанционного сервиса оценили уже 1000 клиентов – юридических лиц, заключивших договоры на услуги связи с компанией «Ростелеком». ЭДО полностью заменяет бумажный вариант счета-фактуры, договора, акта выполненных работ и других документов, которые задействованы при оплате организацией услуг связи.
«Раньше бумажные документы могли задерживаться во время доставки, - рассказывает главный бухгалтер ООО «РемСтройДор» Ирина Бояркина. - После перехода на ЭДО на мою электронную почту каждый месяц приходят уведомления о поступлении счета-фактуры от Ростелекома. После этого я вхожу в систему электронного документооборота – проверяю счет, ставлю галочку напротив кнопки «Принято». Тут же в системе подписываю с помощью электронной подписи акт выполненных работ – и сразу отправляю его в «Ростелеком». В результате время обработки документов сократилось до нескольких минут - очень удобно».
Для того чтобы начать пользоваться системой ЭДО, необходимо заключить дополнительное соглашение к договору на услуги связи, которое можно оформить в салонах связи «Ростелекома» либо у персонального менеджера, а затем в соответствии с полученной инструкцией подключиться к системе. Для клиента подключение к ЭДО и получение расчетных документов от универсальной сервисной компании «Ростелеком» бесплатно.
«Система ЭДО интегрирована с программой 1С, и поэтому все данные легко и быстро переносятся в бухгалтерскую систему, - рассказывает коммерческий директор Челябинского филиала ОАО «Ростелеком» Олег Извеков. - Нашим клиентам не приходится вручную вводить данные счёта в бухгалтерскую систему предприятия, как это происходит при доставке электронного счёта по электронной почте или его бумажной формы».
Преимущества электронного документооборота:
1. Сокращение срока получения расчетно-платежных документов.
2. Защита от фальсификации документов, так как ЭЦП более надежна, чем рукописная подпись и печать.
3. Переход на экологичную безбумажную технологию оплаты услуг связи.
4. Современный электронный архив расчетно-платежных документов: документы в архиве можно быстро найти и отсортировать.
5. Полученные таким способом документы имеют юридическую значимость - их можно предъявлять в контролирующие органы.
Наиболее продвинутые челябинские предприятия горячо приветствуют нововведение и используют ЭДО достаточно широко - для получения документов не только от «Ростелекома», но и за услуги ЖКХ, электроэнергию, для переписки с госорганами, для отправки отчетности в налоговую и т.д.