Специалисты компании «СофтЭксперт» успешно провели внедрение системы электронного документообо¬рота «ДЕЛО» на одном из крупнейших энергетиче-ских предприятий Тульской области ОАО «Тулэнерго».
Заказчик.
Открытое акционерное общество энергетики и электрификации «Тулэнерго» (ОАО «Тулэнерго») – крупнейшее в Тульской области предприятие по производству, транс-порту и сбыту электрической и тепловой энергии, производящее более 1000 МВт/ч электрической и 2500 Гкал/ч тепловой энергии и имеющая протяжённость линий электропередачи свыше 30 тысяч километров. Структурно в состав «Тулэнерго» вхо-дят 11 территориально-обособленных подразделений.
Проект стартовал в 2004г.
Все работы по проекту осуществлялись компанией «СофтЭксперт» г.Тула.
Постоянное увеличение объемов обрабатываемой корреспонденции, возрастающие требования к технологии управления документами, направленные на регулирование и улучшение взаимодействия всех структурных подразделений привели к необходимо-сти постепенного перехода на электронный документооборот и безбумажные техно-логии ведения делопроизводства на предприятии.
Таким образом, основными целями внедрения системы электронного документооборота «ДЕЛО» стали:
• Создание единой системы регистрации входящих, исходящих и внутренних до-кументов.
• Автоматизация всех аспектов документационного обеспечения управленче¬ской деятельности.
• Организация системы получения статистических и сводных отчётов по докумен-тообороту.
Выбор в пользу системы «ДЕЛО» был обусловлен тем, что разработка компании «Электронные офисные системы» удовле¬творяла всем требованиям специалистов «Тулэнерго» по функционалу и стоимостным характеристикам. Важнейшим факто-ром, повлиявшим на результаты тендера, стал авторитет базирующейся непосредст-венно в г. Туле компании «СофтЭксперт», наличие в ней высококвалифицированных специалистов, имеющих солидный опыт ведения продаж, внедрения и сопровождения программных продуктов «ЭОС».
Эксплуатация системы «ДЕЛО» в ОАО «Тулэнерго» была начата в сентябре 2004 года. Всего же в ходе работ по внедрению системы с сентября 2004 года и по настоя-щее время специалистами компании «СофтЭксперт» было автоматизировано 45 рабо-чих мест административ¬ного и делопроизводственного персонала, включая места высшего руководства и ведущих топ-менеджеров предприятия. Проведено обучение персонала компании работе с системой.
Внедрение системы «ДЕЛО» позволило автоматизировать все аспекты документа-ционного обеспечения управленче¬ской деятельности предприятия и создать условия для организации полноценного электронного документооборота, не исключая воз-можности ведения документооборота смешанного типа – бумажно-электронного. В частности, с примене¬нием системы «ДЕЛО» ОАО «Тулэнерго» уже добилось качест-венной организации таких процессов, как:
• единая регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
• контроль движения и своевременности исполнения документов;
• списание документов в дело в соответствии с номенклатурой;
• быстрый поиск документов по различным критериям;
• получение статистических и сводных отчётов по документообороту.
Положительного результата автоматизации удалось достичь благодаря квалифици-рованно проведённому на предпри¬ятии анализу действующей модели делопроизвод-ства и подготовке рекомендаций по её совершенствованию.
