Развитие крупной петербургской сети по продажам сувениров «Силентиум» и повышение объемов реализации продукции потребовали внедрения новой информационной системы. Сегодня со всеми задачами управления магазинами на качественно новом уровне справляется «1С:Управление торговлей 8».
ООО «Силентиум» владеет десятью розничными магазинами по продаже сувениров и арт-продукции в Санкт-Петербурге - «Onegin», «Heritage», «Bazar», «Сувенир-бутик» и другими. Компании принадлежит также полнофункциональный интернет-магазин сувенирной продукции, ориентированный на иностранных покупателей.
Необходимость перехода на новую информационную систему появилась у руководства компании два года назад: открылось несколько новых магазинов, торговая сеть вышла на новый уровень продаж, соответственно, увеличился объем работы менеджеров. Существенно доработанная система на платформе «1С:Предприятие 7.7», которая использовалась до этого, перестала отвечать потребностям быстро развивающегося предприятия. Руководство сети магазинов нуждалось в получении оперативной информации о ходе продаж в любой момент времени, возможности анализировать рентабельность и усилении контроля над денежными потоками.
Специалисты «Диалог Информационные Технологии» предложили ООО «Силентиум» программный продукт «1С:Управление торговлей 8», и сегодня торговый учет во всех магазинах полностью ведется в новой системе.
В ходе внедрения системы были автоматизированы 25 рабочих мест со следующими функциями:
• АРМ кассира
• Управление продажами
• Управление закупками
• Управление запасами
• Управление денежными средствами
• Управление взаиморасчетами с контрагентами (денежные потоки)
• Управленческие отчеты
• Взаиморасчеты с учредителями
Одним из первых результатов проекта стало сокращение с 50000 до 5000 номенклатурных позиций в справочнике товаров за счет упорядочения номенклатуры по признаку «характеристика товара». Это позволило существенно ускорить работу операторов-кассиров и распечатку наклеек с штрих-кодами.
В системе реализована дополнительная функция контроля процесса перевозки продукции из магазина в магазин с визуальным отображением отклонений, что обеспечивает ускорение приемки товара. Визуализация отклонений также используется при инвентаризациях, которые с учетом повсеместного ввода штрих-кодов проводятся гораздо быстрее. Кроме того, налажен учет возврата товара от покупателей, с последующей его передачей поставщикам для ремонта или замены.
С внедрением системы упростилась процедура ценообразования: ее особенностью в магазинах «Силентиум» является изменение стоимости продукции в зависимости от сезона. Если ранее изменять цены на каждый товар приходилось «вручную», то теперь этот процесс полностью автоматизирован – в соответствии с заданным алгоритмом происходит изменение наценки на различные группы товаров.
Важно отметить, что большое количество отчетов по номенклатуре в «1С:Управление торговлей 8» дает возможность руководству проводить глубокий анализ продаж: какой товар реализуется лучше, у каких поставщиков его необходимо закупать, каков средний период реализации товара, ее оценка в зависимости от сезона, сводный анализ продаж по всем магазинам компании.
Работа в системе улучшила оперативное управление закупками и товарными запасами: отчетность по оборачиваемости товара позволяет вовремя выявлять неликвиды на складах, а, следовательно, снизить их количество. С учетом анализа рентабельности по поставщикам удалось оптимизировать закупки.
Важным итогом автоматизации для руководства ООО «Силентиум» стала возможность глубокого всестороннего анализа деятельности компании. Специалистами «Диалог ИТ» существенно доработан блок учета затрат, что позволяет проводить сравнительный анализ распределения затрат по каждой торговой точке. В совокупности со сравнительным постатейным анализом движения денежных средств в разрезе периодов и магазинов это помогает анализировать рентабельность по магазинам с учетом всех расходов, вплоть до заработной платы менеджерам.
В итоге отчетность о результатах деятельности компании формируется в течение недели после окончания отчетного периода, тогда как раньше она готовилась с опозданием до трех месяцев. Таким образом, с учетом возможности готовить аналитические отчеты в любых разрезах, информационная система ООО «Силентиум» стала современным и удобным инструментом для эффективного управления сетью магазинов.
Главный бухгалтер компании «Силентиум» Ирина Путря: «Уже более года мы работаем в информационной системе «1С:Управление торговлей 8». Ее преимущества могут отметить и руководители, и менеджеры. Так, руководство компании в любое время получает оперативный отчет по всем десяти магазинам, информация о продажах своевременно и быстро поступает в бухгалтерию. Кроме того, высокую эффективность работы торговой сети обеспечивает система штрихкодирования, разработанная, кстати, специально для нас, с учетом маленьких размеров сувениров. Таким образом, я могу уверенно говорить о том, что управление сетью магазинов и торговый учет функционируют на качественно новом, более высоком уровне».