Компания «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ) завершила автоматизацию процесса бюджетирования в крупной круизной компании «ВодоходЪ - Санкт-Петербург». Проект реализован на базе «1С:Управления предприятием 8» и продукта линейки БИТ.Финанс - «БИТ:Управление денежными средствами». В числе основных результатов проекта компания «ВодоходЪ - Санкт-Петербург» отмечает увеличение скорости формирования бюжетов и согласования платежей, снижение трудозатрат сотрудников финансового отдeла компании, улучшение качества планирования, усиление контроля за точным исполнением бюджетов.
«ВодоходЪ - Санкт-Петербург» - один из лидеров среди круизных компаний в Северо-Западном регионе РФ. Наряду с круизным флотом, в коммерческой эксплуатации организации находится и внутригородской флот. В состав круизного флота «ВодоходЪ - Санкт-Петербург» входит 6 теплоходов вместимостью до 350 человек. Внутригородской флот включает в себя 2 теплохода типа «Нева», 1 теплоход типа «Москва» и 10 единиц флота типа «Метеор».
Залогом успешного развития судоходной компании является эффективное планирование результатов работы собственного флота. Для этого необходимо вести качественное бюджетирование, контролировать и проводить анализ фактического исполнения бюджетов. Ранее бюджетирование в организации осуществлялось в разрозненных электронных таблицах, данные по бюджетам офисов и теплоходов компании формировались и сверялись с фактическими вручную. Процесс согласования заявок на расходование средств не был автоматизирован и занимал много времени. Руководство компании давно испытывало необходимость в единой информационной системе с мощным аналитическим функционалом для более тщательного финансового планирования деятельности головного офиса и 19-ти судов компании. В современных экономических условиях эта необходимость проявилась особенно остро.
«Нашей компании была необходима единая информационная система для автоматизации бюджетирования. – комментируя предпосылки к автоматизации рассказывает финансовый директор компании «ВодоходЪ - Санкт-Петербург» Алексей Грушин. – Большой объем информации и разрозненность электронных таблиц снижали оперативность и качество финансового планирования и контроля работ по бюджетам организации».
Реализация проекта была доверена петербургскому подразделению компании «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ), которая хорошо себя зарекомендовала по опыту предыдущего сотрудничества на проектах автоматизации компании. Решено было внедрить в компании программный продукт ERP-класса - «1С:Управление производственным предприятием 8» (1С:УПП) и продукт линейки БИТ.Финанс - «БИТ:Управление денежными средствами», разработанный в компании «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ) и имеющий статус «Совместимо! Система программ «1С:Предприятие».
Проект был выполнен за 11 месяцев. В результате создана единая информационная система для формирования и контроля бюджетов компании. Широкий функционал 1С:УПП позволил формировать необходимые финансовые бюджеты:
• бюджет движения денежных средств,
• бюджет доходов и расходов,
• оборотные бюджеты для флота – на любой период в любом разрезе (по контрагентам, по номенклатуре, по круизному и внутригородскому флоту).
Благодаря удобному аналитическому функционалу системы в компании осуществляется детальный план-фактый анализ, выявляются причины расхождения в бюджетах, проводится мониторинг фактической работы всей компании и ее отдельных направлений. На основании полученных данных составляется экономический прогноз и сводная отчетность. Все эти данные позволяют проводить глубокий анализ отклонений в бюджетах, анализы доступности денежных средств.
С помощью бюджета денежных средств и плана счетов бюджетирования руководство компании прогнозирует движение будущих финансовых потоков и выявляет количество свободных средств, остающихся на счете, производит анализ достаточности денежных средств для работы в аналогичном режиме в течение следующего периода. В соответствии с полученными данными задаются объемы и планы работ на следующий год.
Использование бюджета доходов и расходов обеспечило руководство компании инструментом для анализа конкретных финансовых операций и выявления прибыльности или убытка каждой из них. Такое детальное и аккуратное планирование, тщательный анализ позволяют избежать возможных финансовых рисков и потерь.
Для упрощения сложного процесса внутреннего согласования заявок на расходование денежных средств с 1С:УПП был интегрирован продукт линейки БИТ.Финанс - «БИТ:Управление денежными средствами», разработанный в компании «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ) и имеющий статус «Совместимо! Система программ «1С:Предприятие». Это позволило полностью автоматизировать документооборот заявок на расходование денежных средств с привязкой к действующему бюджету. Теперь заявки автоматически транслируется по этапам внутреннего согласования и могут быть сразу отнесены на конкретный расчетный счет, при этом система выдает оповещения ответственным лицам о поступлении заявок. Это позволило в 3 раза ускорить согласование платежей. Ранее подобные процедуры в компании не были автоматизированы.
В целом, автоматизация бюджетирования позволила компании:
• получать объективную картину потребности компании в финансовых средствах и материальных ресурсах,
• в несколько раз увеличить эффективность работы финансовой службы предприятия за счет грамотного планирования действий компании с учетом периодов недостатка/избытка денежных средств,
• оптимизировать затраты за счет больших возможностей маневрирования ресурсами компании;
• улучшить управление долговыми обязательствами и инвестициями;
«Мощный аналитический функционал системы, созданной на базе «1С:Управления производственным предприятием 8» позволяет анализировать платежеспособность компании, объемы прибыли и убытки за выбранные периоды, - комментирует результаты проекта Алексей Грушин, - вести анализ оборачиваемости финансов и рентабельности оказываемых услуг. Подобные экономические показатели очень важны и позволяют руководству компании с высокой точностью прогнозировать эффективность собственного бизнеса и строить планы на будущее».