Компания Логен построила систему финансового управления ювелирной компанией и сетью ее розничных магазинов на основе интеграции программ 1С:УНФ (Управление небольшой фирмой), 1С:Розница и 1С:Бухгалтерия предприятия 8 КОРП. Ведется финансовое планирование учет денежных средств по каждому магазину, формируется регламентированная отчетность во всей компании, получено мощное средство для аналитики развития торговой сети.

ОТЗЫВ
по автоматизации управления сети розничных ювелирных домов «Изумит» на базе «1С:Управление небольшой фирмой 8», выполненному компанией Логен.
Сеть ювелирных домов «ИЗУМИТ» появилась на российском рынке сравнительно недавно – в ноябре 2009 года, но уже в первые дни работы магазины компании показали высокие показатели реализации и оборота ювелирных изделий. Компания «ИЗУМИТ» является торговой сетью ООО «Ювелиры Северной Столицы» - крупнейшего производителя и оптового распространителя ювелирной продукции на территории РФ. Также компания «ИЗУМИТ» работает с рядом других лидеров российской ювелирной отрасли. В 2009-2010 гг. открыто 16 магазинов розничной сети, всего за 2009-2014 г.г. планируется построить сеть из 80 магазинов по России.
С успехом компании актуализировалась задача автоматизации финансового управления. Руководству необходимо видеть как общие показатели компании, так и подробную картину по состоянию дел в каждом розничном магазине, чтобы оперативно управлять бизнесом. Но внедрение традиционной полномасштабной ERP-системы потребовало бы существенных инвестиций в виде допфинансирования и трудозатрат, плюс сильно возросла бы нагрузка на оперативную деятельность в период внедрения. Нужно было выстроить информационную систему «на лету», т.к. компания находилась в стадии активного роста, но с существенным и гибким функционалом и возможностями для дальнейшего развития. Для реализации задачи пригласили экспертов компании Логен. Подрядчика выбрали по причине профессионального опыта автоматизации компаний с разветвленной организационной структурой. После анализа принято решение строить корпоративную информационную систему управления предприятием на основе программы «1С:Управление небольшой фирмой 8» с интеграцией с другими программами «1С:Предприятие 8».
Финансовое управление и бюджетирование на основе «1С:Управление небольшой фирмой 8».
Работа проходила в тесном сотрудничестве экспертов Логен со всеми службами, сделано:
a) Ведение бюджетов движения денежных средств. Составление бюджетов, прохождение цепочки согласования и утверждения.
b) Выписка заявок на расход денежных средств с проверкой на соответствие строкам бюджета по статьям движения денежных средств (ДДС). Реализована возможность распределения в заявке суммы оплаты по ЦФУ (центры финансового учета). После формирования платежного поручения (по утвержденным заявкам) и переноса данных выписок из системы клиент-банка система автоматически разносит фактические платежи по ЦФУ на основании данных заявки. Таким образом получается факт расхода ДДС по центрам учета.
c) Настроена простая цепочка согласования заявки:
• Инициатор – выписывает заявку, передает на утверждение финансовому директору.
• Финансовый директор (ФД) либо утверждает заявку, либо передает на согласование генеральному директору, либо возвращает на уточнение инициатору.
• Генеральный директор – утверждает, отменяет, передает ФД на уточнение.
• Финансовый менеджер (его функции может выполнять ФД) – формирует платежные поручения по утвержденным заявкам, заносит фактические данные по оплатам с использованием механизмов загрузки данных из клиент-банка.
d) Реализована возможность планирование оплаты – составление графика платежей прямо в заявке на расход ДС. Возможность составления долгосрочного графика платежей с включением в оперативный платежный календарь;
e) Сделаны механизм оповещения по электронной почте и механизм более удобной работы пользователей с документами планирования денежных средств;
f) Сделана отчетность по бюджетам ДДС и план-фактный анализ исполнения бюджетов движения денежных средств.
Также в ходе проекта пришлось искать решения по интеграции управленческой системы (1С:УНФ) и существующих систем учета:
• 1С:Розница 8, в которой ведется учет продаж по магазинам компании;
• 1С:Бухгалтерия предприятия 8 КОРП, в которой ведется бухгалтерский и налоговый учет.
Построение на базе «1С:УНФ 8» единой информационной системы, интегрированной с программами розничного учета и системой регламентированной отчетности.
Обычно при интеграции возникают многочисленные проблемы синхронизации справочников и документов, возникает проблема дублирования ввода данных, когда данные необходимо заносить сразу в несколько учетных систем. Эти проблемы решались системно:
a) Регламентировано установлены единственные точки ввода информации, например, справочники контрагентов, договоров вносятся в УНФ и переносятся в бухгалтерию;
b) Единоразово синхронизированы справочники управленческой и регламентированной систем (сделан перенос существующей информации по контрагентам из 1С:Бухгалтерия КОРП в УНФ);
c) Реализованы обработки переноса данных о кассовых и банковских документах:
• Касса розничных магазинов переносится в УНФ из розницы (в разрезе ЦФУ);
• Банк ведется в УНФ и переносится в 1СБухгалтерия КОРП, причем учитывается то, что сумма оплаты может быть разнесена по магазинам, – на основании одного документа УНФ создаются несколько документов КОРП.
В настоящий момент информационная система компании на платформе « 1С:Предприятие 8.2» находится в промышленной эксплуатации на 20 рабочих местах в офисе и более 20 в сети розничных магазинов, всем пользователям даны со разные права доступа в систему, кому то – по компании в целом, кому то – только по своему магазину. Выполненный проект позволяет руководству компании видеть единовременные данные оперативного учета по всей сети из 16 розничных ювелирных домов и формировать регламентированную отчетность. Учет продаж и формирование бюджетов по каждой розничной точке позволяет вести аналитику и осуществлять обоснованное кратко- и долгосрочное планирование, в т.ч. планирование открытия новых магазинов. Актуальные количественные данные по результатам работы каждого подразделения дают основу для будущих проектов по схемам мотивации кадров и оптимизации других участков торгово-розничного бизнеса.

30 мая 2011 г.
(против использования и публикации в СМИ не возражаю)
Основной изюминкой проекта является реализация финансового планирования и учета денежных средств в разрезе ЦФО (центры финансовой ответственности - структурные управленческие единицы, кто распоряжается своими частями бюджета компании) и ЦФУ (центры финансового учета, где считаются затраты этих бюджетов) – попросту детализация учета по каждому магазину и филиалу. Таким образом, сделан важный шаг к управленческому учету в Компании в разрезе ЦФУ. Хочется отметить внимательное отношение специалистов Логен к интересам всех служб Заказчика и ответственный подход к решению поставленных задач.

В.В. Константинов,
финансовый директор ООО «Изумит»

В результате методологически грамотной работы консультантов Логен минимизированы потери времени по вводу информации в несколько учетных программ. Получен удобный и, самое главное, регламентированный механизм ввода данных. Мы обошлись без закупки дорогой ERP, построив систему на базовых программах 1С – 1С:УНФ, Розница, Бухгалтерия КОРП. Рекомендуем надежную работу специалистов Логен для проектов компаний с разветвленной организационной структурой и потребностями в интеграции различных деловых программ в единую систему.

А.В. Шпанский,
ИТ-директор ООО «Изумит»