Столовые – хорошо знакомый нам вид предприятий общественного питания. Практически все с ними столкнулись в школах, институтах, на работе. Кто-то, возможно, помнит столовые в советские времена, которые решали задачи не только питания на предприятиях или в учебных заведениях, но и общественные столовые, где можно было быстро и недорого поесть всем желающим. Тем не менее, в столовых, как и в других предприятиях общепита, жизнь не стоит на месте – появляются новые технологии производства пищи, оптимизируются процессы управления, внедряются системы автоматизации учета (например, 1С Общепит, 1С Трактиръ) . Как раз последнему моменту и будет посвящена эта статья.
Но для начала посмотрим, чем же отличаются столовые от других видов предприятий, работающих в этой сфере, и какие задачи решают системы автоматизации столовой для учета этих особенностей.
Особенности построения учета в столовых
Первое, на что необходимо обратить внимание – это особые требования к скорости обслуживания. Основная цель столовой – обеспечение полноценным питанием большого количества людей в весьма ограниченное время: в школе, как правило, это большая перемена, в студенческой столовой – перерыв между лекциями, на предприятии – обеденный перерыв.
Второе – необходимость обеспечить возможность льготного питания, питания за счет предприятия. В одних организация этот вопрос решается использованием талонов на еду, в других – предлагается скидка меню для сотрудников или питание по себестоимости, а кто-то просто кормит своих сотрудников бесплатно. В любом случае перед нами встает не только задача учета предоставленных льгот и финансовая оценка наших затрат, но и вопросы корректного налогообложения, поскольку выплаченная дотация на питание является доходом работника и организация обязана включить ее в налоговую базу по НДФЛ.
Еще одна особенность столовых – это особый учет выпуска блюд и товарооборота продуктов. В отличие от ресторана или кафе приготовление пищи идет заранее, по утвержденному плану-меню. Это влечет за собой изменение схемы учета и документооборота по сравнению с другими предприятиями общественного питания.
Посмотрим на примере программных продуктов «Трактиръ», предназначенных как раз для автоматизации ресторанов, кафе и столовых, каким образом решаются эти задачи.
Общественные столовые
Самым простым видом в плане учета являются общественные столовые. Бизнес-процесс обслуживания гостей практически не отличается от бистро, автоматизация решает традиционные задачи полного учета реализации и выручки от продаж. Кассовые места оборудуются фронт-офисными системами с максимально простым интерфейсом, чтобы обеспечить лишних действий со стороны кассира и высочайшую скорость обслуживания посетителей. Никакие дополнительные возможности, такие как план зала или система скидок здесь просто не нужны.
В качестве бэк-офиса как правило используются программы, предназначенные для ведения бухгалтерского учета в общепите, например «Трактиръ: Back-Office ПРОФ», в которых ведется учет материально-производственных запасов, формируется бухгалтерская и налоговая отчетность. Особенностью таких систем автоматизации является возможность работы с такими документами как калькуляция, план-меню, требование в кладовую, перемещение со склада и выпуск продукции, то есть всеми документами, необходимыми для ведения полноценного учета в общественном питании.
Совместное использование фронт-офисной и бэк-офисной программ обеспечивает нам прозрачность всех операций, делает доступной информацию о себестоимости продукции, прибыли компании, дает возможность контролировать остатки товаров и готовой продукции на складах, позволит решать множество других управленческих задач.
Школьные столовые
Школьные столовые в своей работе очень похожи на общественные столовые, но здесь может появиться такой нюанс в учете, как централизованное производство питания сразу для всех школ. Подобная задача на программных продуктах «Трактиръ» была решена в городе Северодвинск. С сентября 2010 года, в рамках реализации федерального проекта модернизации школьного питания, учебные заведения начали продавать школьные обеды с использованием специальных пластиковых расчетных карт, исключив из алгоритма «ребёнок – деньги – питание» реальные денежные знаки.
Для реализации этого проекта во школах города на расчетно-кассовых узлах были установлены рабочие места «Трактиръ:Front-Office v.3 БИЗНЕС», а учет материально-производственных запасов, ведение складских операций, выпуск продукции и формирование ежедневного меню для всех школ ведется в программе «Трактиръ:Head-Office БИЗНЕС», установленной в муниципальном предприятии «Комбинат школьного питания».
Руководитель муниципального предприятия «Комбинат школьного питания» Александр Ширяев рассказал, что пластиковые карты выпускаются за счёт предприятия и выдаются школьникам бесплатно. Пополнять счёт пока можно только в школьных столовых, но в планах у «Комбината школьного питания» есть и установка специальных платёжных терминалов.
В результате проекта в столовых значительно увеличилась скорость обслуживания школьников и учителей, а родители в свою очередь могут проконтролировать, поел ли их ребенок в школе и сколько денег он на это потратил.
Производственные столовые
В производственных столовых в случае частичной или полной оплаты питания сотрудников предприятием решается еще более сложная задача – корректный расчет НДФЛ с учетом суммы компенсации за питание. Для того чтобы безошибочно рассчитать доход сотрудника, нужно точно знать на какую сумму ему были оказаны услуги по организации питания. Для этих целей в системе необходимо идентифицировать сотрудника предприятия, обеспечить учет безналичных платежей, а также синхронизировать данные между системами учета питания и расчета заработной платы.
Сегодня огромное число предприятий в России пользуется такими программами, как «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Зарплата и Управление Персоналом», «Управление Производственным Предприятием». Эти программы имеют в своей основе ту же платформу, что и программные продукты «Трактиръ», а именно «1С:Предприятие 8». Использование единой платформы позволяет проводить полную автоматизацию продаж, авторизации сотрудников и синхронизации данных «Трактира» с существующими системами предприятия. Такая интеграция позволяет реализовать следующие возможности:
Использование как полной, так и частичной компенсации оплаты за питание, когда сотруднику выделяется определенная сумма на день (талон на питание), а все блюда, которые были приобретены сверх этой суммы, могут быть оплачены наличными, либо списаны из зарплаты. Данные о товарах, которые были приобретены по талонам, передаются в «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8». Остальная сумма вычитается напрямую из заработной платы сотрудника.
Если сотрудники работают по графику, то этот график может быть выгружен в «Трактиръ», что позволит ограничить питание сотрудника за счет предприятия только в те дни, когда он работает. В остальное время сотрудник будет питаться за свой счет.
Для руководителей можно завести специальные карты, по которой можно накормить гостей предприятия. При этом сумма может быть списана на представительские расходы.
Возможно использование гостевых карт, по которым будут питаться сотрудники других организаций, а по итогам недели или месяца столовая сможет выставить счет этим организациям за оказанные услуги.
Для идентификации сотрудника в столовой могут использоваться данные из системы контроля и учета доступа предприятия – в «Трактире» поддерживаются различные виды карт, в том числе столь популярные в последнее время проксимити-карты.
В качестве примера автоматизации производственной столовой можно привести внедрение системы автоматизации на заводе «Кнауф-Гипс» в городе Колпино. Одним из проявлений социальной политики компании «Кнауф» является организация служебного питания на территории завода с использованием внутренней системы безналичных платежей. Для этих целей было установлено программное обеспечение «Трактиръ», которое было задействовано для организации безналичных расчетов на основе персональных пластиковых карт PERCo с последующим удержанием расходов из зарплаты работника. В качестве оборудования на рабочем месте кассира был установлен сенсорный терминал-моноблок Posiflex Jiva-5815, использование которого обеспечило высокую пропускную способность, быстроту обслуживания и отсутствие очередей, притом, что в день на заводе «Кнауф-Гипс» питается до 500 человек.
Таким образом, автоматизация столовых является важным процессом в оптимизации учета любого предприятия. Особое значение она приобретает в условиях жесткой конкуренции за кадры, когда многие организации стремятся расширять социальный пакет и улучшать условия работы своих сотрудников. Без использования специализированного программного обеспечения эта задача становится слишком трудоемкой, что является явным ограничением для качественного роста предприятия.
От себя добавим, что столовая – такое же предприятие общественного питания, и независимо от особенностей предлагаемых услуг требует во многом такого же подхода в ведении учета и документообороте. Поэтому и вопросы автоматизации столовой необходимо рассматривать в таком же ключе, как и для любого другого предприятия общепита. Для каких-то заведений процесс автоматизации может оказаться проще, для каких-то сложнее, чем для типового ресторана или кафе. Но в любом случае это приведет к получению более точных данных о состоянии предприятия и решению всех типовых проблем, связанных с учетом в общественном питании, а мы – специалисты компании «Апрель Софт», поможем Вам в этом и произведем все необходимы настройки 1с.
см. наш сайт www.1c.nn.ru
