В Думе городского округа Тольятти с начала 2013 года запущена в эксплуатацию система электронного документооборота «ДЕЛО». Решение о внедрении СЭД было принято в конце 2012 года, тогда же было закуплено 25 рабочих мест, проведены необходимые настройки и обучение персонала отдела по делопроизводству аппарата Думы.
В прошедшем году новый мэр Тольятти Сергей Андреев обозначил актуальные ориентиры для муниципального управления городского округа – эффективность, прозрачность, прямой диалог с населением, а в итоге – создание «открытого муниципалитета». В рамках этого курса шло активное внедрение информационных технологий в деятельность чиновников мэрии, в том числе и расширение использования системы «ДЕЛО».
Первые рабочие места СЭД «ДЕЛО» в мэрии Тольятти были внедрены еще в 2003 году, а в 2012 году руководство города дало новый толчок развитию системы – ориентировало сотрудников мэрии на мобильность, отказ от бумажного документооборота и построение единой СЭД с городскими учреждениями. Дума Тольятти, вторая «ветвь власти», также не осталась в стороне от происходящих процессов.
Выбор Думой СЭД «ДЕЛО» был не случайным. Опыт использования системы в мэрии, а так-же репутация продукта, являющегося многолетним лидером среди российских решений по автоматизации управленческой деятельности, стали решающими факторами.
К тому же практика внедрения СЭД «ДЕЛО» подтверждает, что наиболее рациональным является выбор единой платформы для автоматизации документооборота обеих «ветвей» власти – и исполнительно-распорядительных органов, и депутатских собраний. Это дает возможность в дальнейшем интегрировать СЭД различных структур и облегчить построение единого информационного пространства территории.
Дума Тольятти, выбирая продукт, имела возможность изучить опыт использования системы многими организациями города и области. Кроме администрации Тольятти, пользователями СЭД «ДЕЛО» в Самарской области являются Администрация Приволжского района, а так-же более 40 судов. Внедрено «ДЕЛО» и во многих коммерческих структурах, в том числе в банках, управляющих компаниях системы ЖКХ и др. Всего на территории области около 70 организаций используют «ДЕЛО».
На данный момент рабочие места установлены во всех структурных подразделениях, что позволило обеспечить оперативный доступ специалистов городской Думы к документам и возможность совместной работы над ними. Решены следующие первоочередные задачи:
• автоматизация регистрации всех групп документов;
• обеспечение контроля исполнения документов и поручений в аппарате Думы;
• сканирование документов с прикреплением электронных образов к регистрационным карточкам.
В начале февраля 2013 года запланировано проведение обучающих семинаров для всех пользователей системы.
На следующем этапе предстоит организовать взаимодействие с СЭД мэрии, в том числе автоматическую регистрациею документов, поступающих по электронной почте, и отправку исходящих документов напрямую из программы. В планах – организация работы с проектами документов (нормативно-правовых актов и т.п.), в том числе согласование их средствами системы. В дальнейшем предполагается увеличение количества рабочих мест, внедрение ЭП, мобильных решений, переход к полностью электронному документообороту.
Напомним, что в России уже более 80 депутатских собраний различного уровня выбрали для автоматизации документооборота СЭД «ДЕЛО». Среди представительных органов городов пользователями системы являются Брянский, Норильский, Рубцовский (Алтайский край) горсоветы, также проекты реализованы в Волгоградской, Воронежской, Рязанской городских думах, в думах Владивостока, Вологды, Петропавловска-Камчатска, Тулы и других.
Работы по внедрению, настройке и сопровождению СЭД «ДЕЛО» в Думе городского округа Тольятти осуществляет ООО «Интэлс» – партнер компании «Электронные Офисные Системы» в Самарском регионе.