Алтайский край – один из субъектов России, в которых система электронного документооборота «ДЕЛО», первый из тиражных продуктов компании ЭОС, занимает значительную долю регионального СЭД/ECM-рынка. «ДЕЛО» популярно и в коммерческих структурах, а для госструктур края это продукт, который можно назвать «территориальным стандартом». Причины такой ситуации – оптимальный функционал, легкость внедрения и освоения пользователями, а также разумная совокупная стоимость эксплуатации.
Администрация Алтайского края и краевые органы исполнительной власти уже много лет используют СЭД «ДЕЛО», причем уже два года работают в единой базе данных и активно обмениваются электронными документами между ведомствами. «ДЕЛО» внедрено и в представительных органах – краевом Законодательном Собрании, а также некоторых муниципальных депутатских собраниях (например, в Рубцовском городском Совете). При поддержке краевой Администрации «ДЕЛО» приобрели многие муниципалитеты. На муниципальном уровне больше всего рабочих мест внедрено в городском округе столицы края – городе Барнауле.
Проект поэтапного внедрения СЭД «ДЕЛО» в органах муниципального управления городского округа Барнаул стартовал еще в 2005 году. Первыми использовать «ДЕЛО» для автоматизации документооборота начали специалисты центрального аппарата городской администрации, чуть позже система была внедрена в администрациях пяти районов города. В дальнейшем к числу пользователей СЭД присоединились городские комитеты, а также администрации сел и поселков, входящих в состав городского округа.
В настоящее время на территории Барнаула «ДЕЛО» используют около трех десятков муниципальных управленческих структур. Во всех организациях система активно используется, прежде всего – для регистрации документов всех групп и организации контроля их исполнения.
За период эксплуатации во всех ведомствах отмечен существенный рост исполнительской дисциплины. Значительно сократилось время, необходимое для регистрации и обработки корреспонденции. Поиск актуальных сведений о документах стал проще и быстрее: в базе СЭД «ДЕЛО» всегда имеются актуальные сведения о том, у кого из исполнителей находится документ, о состоянии исполнения и т.д.
Именно расширенные поисковые возможности версии «ДЕЛО» 12.0 заинтересовали муниципальные администрации Барнаульского округа в первую очередь. В новой версии появился поиск «по контексту», то есть по совокупности реквизитов, когда искомое слово или фраза ищется сразу по всем заданным полям. Кроме того, 12-я версия «ДЕЛА» получила ряд других дополнительных функций, например, новые процессы в подсистеме «Управление процессами», а также возможность «внешнего» согласования и подписания документов с помощью модуля СЭВ («Сервер Электронного Взаимодействия»).
После завершения в соответствии с требованиями законодательства всех необходимых конкурсных процедур в начале 2013 года в ряде муниципальных структур СЭД «ДЕЛО» обновлено до версии 12.0. Обновленную систему получил центральный аппарат Администрации Барнаула, администрации Железнодорожного, Ленинского, Индустриального районов, городские комитеты по дорожному хозяйству, благоустройству, транспорту и связи и по жилищно-коммунальному хозяйству, а также Новосиликатное территориальное управление администрации Индустриального района и Власихинская сельская администрация.
В перспективе – обновление системы в остальных муниципальных администрациях и комитетах, а также освоение возможности взаимодействия с единой СЭД краевых органов власти, подключение к которой всех муниципалитетов – задача ближайшего будущего. Поставку лицензий СЭД «ДЕЛО» и консультационные услуги муниципальным структурам Барнаула осуществляет компания «КС-Консалтинг», партнер ЭОС в Сибирском федеральном округе.