Уже более шести лет Администрация города Владивостока планомерно развивает электронный документооборот в своих структурных подразделениях на базе СЭД «ДЕЛО», решения компании «Электронные Офисные Системы». Проект, стартовавший с закупки 47 рабочих мест, в настоящее время является одним из крупнейших внедрений систем электронного документооборота в муниципальных администрациях.
Информационные технологии в деятельность городской администрации внедряются давно и активно. Интернет-приемная главы Администрации Владивостока заработала еще в 2002 году, а в конце 2006 года было принято решение об автоматизации управленческого документооборота.
Внедрение СЭД муниципалитет проводил силами своих штатных сотрудников при консультационной поддержке региональных партнеров ЭОС. На первом этапе проекта были автоматизированы рабочие места делопроизводителей, далее к системе постепенно подключались руководители подразделений и рядовые специалисты.
В 2009 году было подписано распоряжение главы г.Владивостока «О внедрении в структурных подразделениях Администрации города Владивостока автоматизированной системы электронного документооборота на основе программного продукта «ДЕЛО», в соответствии с которым начался постепенной переход к полностью электронному документообороту с отказом, где это возможно, от хождения бумажных экземпляров.
Администрация Владивостока постоянно расширяет использование СЭД, планово приобретает новые АРМ системы, а также внедряет подсистемы и дополнительные опции. В текущем году компания «КС-Консалтинг», региональный представитель ЭОС в Западной и Восточной Сибири, осуществила поставку муниципалитету около 60 рабочих мест системы «ДЕЛО» и более 20 лицензий на различные подсистемы.
В настоящее время «ДЕЛО» активно используется во всех структурных подразделениях Администрации и насчитывает почти 900 автоматизированных рабочих мест. Кроме этого, в муниципалитете внедрены модули «Оповещение и уведомление» (51 лицензия), «Электронная подпись и шифрование» (170 лицензий), модуль специализированных отчетных форм для СЭД «ДЕЛО» (30 рабочих мест), а также «Подсистема управления процессами».
На рабочих местах 100 пользователей установлено приложение «Мониторинг документов», которое разработано специалистами «КС-Консалтинг» как дополнение к стандартным функциям системы «ДЕЛО». Пользователи «Мониторинга» могут получать уведомления о поступлении документов, достижении контрольных сроков, не запуская систему «ДЕЛО»; отслеживать движение документов и контрольные сроки исполнения во всех доступных кабинетах и картотеках и т.д.
Результатами проекта стали комплексная автоматизация документооборота во всех подразделениях и обеспечение контроля исполнения документов на всех уровнях их исполнения. Подготовка и согласование исходящих и внутренних документов Администрации, а также работы по исполнению входящей корреспонденции теперь ведутся в электронном виде - сотрудники практически не работают с бумажными экземплярами документов.
Выбирая решения для автоматизации текущего управленческого документооборота, мэрия Владивостока не забыла и о таких важнейших участках, как кадровое делопроизводство и архив. С 2009 года в Администрации города используется система «КАДРЫ», а на участке архивной работы внедрено решение «Архивное ДЕЛО» (оба продукта также разработаны ЭОС). Все системы интегрированы, что позволило автоматизировать жизненный цикл документов на всех участках их создания.
Владивосток является одним из лидеров среди столиц субъектов Российской Федерации по масштабам внедрения системы электронного документооборота. Кроме Владивостока, компания ЭОС и ее региональные партнеры реализовали ряд других крупных СЭД-проектов в администрациях региональных центров. В «ДЕЛЕ» работают чиновники муниципалитетов Калининграда, Ставрополя, Ростова-на-Дону, Барнаула, Курска, Нарьян-Мара, Вологды и многих других.
На территории Приморского края «ДЕЛО» используют и другие муниципальные администрации - Чугуевского и Ханкайского муниципальных районов, а также Дальнегорского городского округа. Активно развивается «ДЕЛО» и в представительных органах – в думах Владивостока и города Спасск-Дальний.