В июне 2013 года стартовал проект создания системы электронного документооборота в ЗАО «Центргазпромстрой», дочернем предприятии ОАО «Центргаз». Система «ДЕЛО», успешно работающая во всех департаментах и отделах головной компании с 2010 года, внедрена во всех подразделениях этого филиала.
Открытое акционерное общество «Центргаз» является многопрофильным инвестиционно-строительным холдингом. ЗАО «Центргазпромстрой» входит в трест «Центргаз» в статусе филиала и выполняет общестроительные работы на объектах промышленного и гражданского назначения. За более чем 20 лет работы (предприятие создано в 1991 году) силами ЗАО «Центргазпромстрой» построены и реконструированы десятки объектов: многоэтажные жилые дома, административные и производственные здания, гостиницы, спортивные сооружения, складские помещения и др. Предприятие осуществляет свою деятельность Тульской области, Республике Коми, Московской области, а также Дальнем Востоке.
Решение о внедрении единой для всех филиалов системы электронного документооборота было принято в целях более эффективного взаимодействия в рамках холдинга, повышения исполнительской дисциплины и сокращения временных затрат на принятие совместных решений. ЗАО «Центргазпромстрой» стало первой из дочерних организаций, использующей для работы с документами систему «ДЕЛО».
На момент принятия решения о внедрении платформы электронного документооборота в ЗАО «Центргазпромстрой» специализированное программное обеспечение, автоматизирующее работу с документами, не использовалось. Проект по внедрению СЭД занял чуть больше месяца. Все работы были выполнены компанией «СофтЭксперт», партнером ЭОС («СофтЭксперт» с 2010 года ведет проект по автоматизации документооборота в холдинге «Центргаз»).
Специалисты компании «СофтЭксперт» провели следующий комплекс работ:
• обследование текущего состояния документооборота;
• разработка, с учетом специфики деятельности предприятия, специальных схем движения документов (от создания проекта и его согласования до исполнения поручений и списания в дело);
• установка программного обеспечения и автоматизация процессов документооборота на следующих участках: входящая и исходящая корреспонденция; приказы; распоряжения; протоколы; служебные записки;
• индивидуальная настройка интерфейса системы в соответствии с желаниями пользователей, разграничение прав доступа сотрудников к системе в соответствии с их полномочиями;
• групповое и индивидуальное обучение всех пользователей.
Специфика работы предприятия – большой процент времени, которое сотрудники проводят в командировках на удаленных объектах. В связи с этим заказчиком было выдвинуто требование – обеспечить возможность удаленного доступа через Интернет в базу документов центрального офиса. Эта задача была решена при помощи подсистемы «ДЕЛО-WEB».
Запуск системы в эксплуатацию состоялся в июле 2013 года: начали свою работу в СЭД руководители предприятия, группа делопроизводства, 24 структурных подразделения, а также постоянно действующее удаленное подразделение в Республике Коми. В ходе выполнения работ были решены следующие задачи:
• создано единое информационное пространство с доступом всех структурных подразделений, в том числе территориально удаленного;
• обеспечена возможность ведения общей база данных электронных документов путем сканирования всей входящей и исходящей корреспонденции;
• усилен контроль выполнения поручений;
• сокращены затраты времени на обработку информации;
• появилась возможность отследить движение документа внутри организации на всех этапах его жизненного цикла;
• оперативное формирование получение сводных отчетов по документообороту;
• обеспечена сохранность документов, возможность в кратчайшие сроки найти любой документ;
• процедура согласования документов стала оперативной и наглядной.
Всего на данном этапе в системе «ДЕЛО» работают 40 сотрудников компании. В дальнейшем ЗАО «Центргазпромстрой» планирует увеличить число рабочих мест и опций системы «ДЕЛО» и перейти к безбумажному электронному документообороту с применением ЭП.
Напомним, что холдинговые многопрофильные структуры уже много лет выбирают систему «ДЕЛО», разработанную компанией ЭОС, для автоматизации документооборота и создания общего документационного пространства. Продукт используют ОАО «Татнефть», ОАО «Татэнерго», ООО «Холдинговая компания Росгосстрах», ОАО «Монолитное строительное управление-1» (г. Москва), Группа компаний «Основа Холдинг» (Омская область), ОАО «Сахатранснефтегаз» (Якутия), ГК «Национальные кабельные сети» (Москва) и др. За годы использования система доказала свою эксплуатационную надежность, в том числе при взаимодействии с удаленными подразделениями, филиалами и дочерними компаниями.