Чуть больше года назад правительством Республики Северная Осетия-Алания было принято решение об использовании системы «ДЕЛО», разработанной ЭОС, в качестве единой программной платформы для автоматизации документооборота в республиканских органах власти. На первом этапе проекта к системе были подключены все подразделения Администрации Главы и Правительства Республики, а также все органы исполнительной власти.
Очередной этап проекта, стартовавший осенью 2013 года, предусматривает дальнейшее развитие единой системы электронного документооборота в органах исполнительной власти и местного самоуправления региона. На данном этапе планируется увеличение количества рабочих мест, запуск работы с проектами документов и внедрение дополнительных опций. В настоящий момент система проходит опытную эксплуатацию и работает в тестовом режиме.
До конца года в Республике будет внедрено более 400 рабочих мест в 28 органах исполнительной власти и 8 органах местного самоуправления. Кроме того, заказчиком приобретена опция «Поточное сканирование», заказана разработка дополнительных процессов, предусмотрено индивидуальное и групповое обучение пользователей.
Главной целью проекта является создание целостной информационной инфраструктуры, охватывающей все органы государственной власти Республики Северная Осетия-Алания, организация взаимодействия между ними с использованием современных информационных и коммуникационных технологий.
По мнению заказчика, внедрение дополнительных рабочих мест позволит повысить эффективность деятельности всей системы органов управления за счет решения следующих задач:
• создания единой информационной базы поддержки принятия управленческих решений;
• организации унифицированного порядка индивидуальной и коллективной работы с документами, включающего использование единых принципов регистрации, учета и обработки документов, единой технологии документооборота, делопроизводства и ведения баз данных документов, совершенствование форм и методов работы с документами;
• обеспечения унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов;
• обеспечения создания и хранения регистрационных карточек документов, а также текстов документов, подготовленных в электронной форме, с возможностью оперативного поиска (подборки) документов по набору реквизитов или по контекстному поиску в текстах документов; исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;
• обеспечения автоматизированного контроля за прохождением документов с момента их получения или создания до завершения исполнения – отправки, списания в дело или уничтожения, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;
• сокращения сроков рассмотрения служебной корреспонденции, писем, жалоб и обращений граждан и юридических лиц, повышение качества и полноты решения вопросов, ответственности за их исполнение;
• сокращения сроков создания нормативных актов и организационно-распорядительных документов, повышение качества и полноты решения вопросов, ответственности за их исполнение;
• обеспечения автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений и указаний руководства, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;
• организации оперативного доступа (в режиме реального времени) работников органов государственной власти Республики Северная Осетия-Алания в пределах их компетенции к соответствующим нормативным, официальным и служебным документам, заданиям и информации об их рассмотрении и исполнении;
• сокращения непроизводительных ручных операций по поиску и обработке информации;
• оптимизация потоков документированной информации в бумажном и электронном виде как между органами исполнительной власти Республики Северная Осетия-Алания, так и внутри каждого органа.
Напомним, что СЭД «ДЕЛО» уже много лет бессменно является самой популярной системой для автоматизации документооборота в органах власти. Согласно данным аналитического исследования рынка СЭД, подготовленного DSS Consulting по итогам 2012 года, система «ДЕЛО» занимает 46,9% рынка реализованных в государственном секторе проектов внедрения систем электронного документооборота.
Региональные правительства и администрации выбирают «ДЕЛО» для построения единых систем документооборота в масштабе субъекта. Самые крупные из таких проектов реализованы в Липецкой, Калининградской, Ростовской, Тульской областях, Республике Хакасия, Алтайском, Забайкальском, Камчатском краях, Ханты-Мансийском, Ненецком АО и других.
Все работы по внедрению системы электронного документооборота «ДЕЛО» в органах власти Республики Северная Осетия-Алания осуществляются специалистами группы компаний Бизнес ИТ – партнера ЭОС на Северном Кавказе.