Компания «Софт Экспаншен Украина» выполняет проект по внедрению СЭД на базе платформы Docsvision в исполнительном комитете Хмельницкого городского совета. Платформа Docsvision была выбрана по результатам проведения тендера благодаря функциональным возможностям по её развитию, а также наличию решения, адаптированного под исполнительный комитет Украины.
Решение для исполнительного комитета представляет собой комплекс программных средств на базе платформы Docsvision, направленных на реализацию эффективного электронного документооборота путем систематизации и автоматизации процессов, связанных с обработкой типовых документов. Для заказчика система адаптирована с учетом требований действующего законодательства: Закона Украины «Об обращении граждан», Постановления Кабинета Министров Украины «об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, Совета министров Автономной республики Крым, местных органах исполнительной власти» и др.
В составе поставляемого решения реализованы специальные настройки:
• Канцелярия исполнительного комитета - специально адаптированное решение для городских исполнительных комитетов;
• Модуль «Обращение граждан»;
• Модуль согласования решений городского головы и исполнительного комитета;
• Набор типовых отчетов.
В результате проекта с помощью решение на базе Docsvision будут реализованы:
• Регистрация документов и предоставленных ответов в соответствие с принятой номенклатурой;
• Рассмотрение и исполнение документов в соответствие с принятыми в украинском делопроизводстве понятий «куратор», «исполнитель» с обеспечением взаимодействия (обмен информации) между исполнительными органами, задействованными в исполнении документа;
• Многоуровневый контроль за исполнением документов и поручений руководства, как со стороны исполнителя, его непосредственного руководителя, так и с помощью централизованной системы отчетности;
• Подготовка, согласование, регистрация, рассылка, исполнение и контроль распорядительных документов (решений городского совета и исполнительного комитета, распоряжений городского головы);
• Эффективная модель взаимодействия между руководителем и его помощником, которая призвана сократить рутинную загрузку на руководителя - освободить его время для принятия решений;
• Комплексная отчетность по состоянию делопроизводства и исполнительской дисциплины в организации.
«Мы рады, что смогли начать проект по внедрению электронного документооборота в Хмельницком городском совете и исполнительном комитете, - отмечает Людмила Черевченко, управляющая делами исполнительного комитета, руководитель проекта со стороны Заказчика - Сегодня повышение эффективности деятельности органов местного самоуправления, более тесное и оперативное взаимодействие с бизнесом и населением, невозможно без использования современных технологий. В Хмельницком реализован ряд инновационных проектов: создание центра предоставления административных услуг, система управления очередью. Теперь стартовал проект по электронному документообороту. В наших планах осуществить интеграцию с внедренными системами, чтобы сделать нашу работу более эффективной и прозрачной».
Эдуард Продедович, генеральный директор компании «Софт Экспаншен Украина»: «Для нашей компании этот проект представляет большой интерес. Мы смогли предложить заказчику решение, которое адаптировано под специфику органов местного самоуправления Украины. Это позволит выполнить внедрение системы Docsvision в короткие сроки и станет основой для дальнейшего расширения. И надеемся, что наша разработка будет востребована и исполнительными комитетами и советами других городов Украины».