Северо-Восточный федеральный университет имени М.К. Аммосова (СВФУ, г. Якутск) – многоотраслевой вуз, располагающий широкими возможностями для проведения учебной и научно-исследовательской работы, в котором обучается более 20 тысяч студентов. В состав университета входят 6 научно-исследовательских институтов, 11 институтов, 8 факультетов, 3 филиала – Политехнический институт в г. Мирный, Технический институт в г. Нерюнгри и Чукотский филиал в г. Анадырь.
В ходе развития деятельности такого крупного вуза остро встал вопрос об автоматизации документооборота. После серьезного анализа представленных на рынке СЭД наиболее соответствующей требованиям СВФУ была признана система электронного документооборота и управления взаимодействия DIRECTUM. Проект внедрения стартовал в марте 2012 года.
Работы по проекту выполняет ЗАО «Галактика ИТ» (г. Санкт-Петербург) - сертифицированный партнер DIRECTUM и экспертный центр по работе с вузами в структуре корпорации «Галактика».
В рамках первого этапа была выполнена поставка 200 базовых лицензий DIRECTUM, исследована организационная структура СВФУ, разработаны проектные решения и согласовано детальное техническое задание.
В конце 2012 года в рамках следующего этапа проведено масштабное обучение сотрудников СВФУ с целью подготовки персонала к эксплуатации системы DIRECTUM, учебные курсы прошли более 100 руководителей и сотрудников вуза.
Весной 2013 года были проведены все необходимые подготовительные работы – установка и настройка системы, синхронизация справочников оргструктуры и работников с финансово-учетной системой вуза, система развернута в 76-ти структурных подразделениях и, в результате, в июне 2013 г. приказом ректора СВФУ система DIRECTUM введена в опытно-промышленную эксплуатацию, а через месяц - в промышленную эксплуатацию.
В итоге реализации очередного этапа внедрения системы электронного документооборота автоматизированы процессы делопроизводства и управления совещаниями, автоматизированы процессы взаимодействия структурных подразделений. Интересной особенностью проекта является то, что контроль исполнения принятых решений, резолюций и поручений реализован в виде подсистемы интерактивной отчетности на внутреннем портале СВФУ.
С нового учебного года система DIRECTUM успешно эксплуатируется в университете. Планируется дальнейшее развитие и расширение функциональности системы на другие специализированные процессы университета.