OOO «ПромСервисБанк», универсальный коммерческий банк среднего масштаба, завершил первый этап автоматизации документально ориентированных процессов в головном офисе. Для ведения электронного документооборота выбрана система «ДЕЛО», многолетний бессменный лидер российского рынка СЭД. Исполнителем проекта является компания «Офис-Док» (г. Санкт-Петербург), «золотой партнер» ЭОС.
«ПромСервисБанк» традиционно входит в ТОП-500 крупнейших российских банков. Банк одинаково активен, как в корпоративном, так и в розничном секторах обслуживания. Учреждение предлагает услуги предприятиям и организациям, а также работает с населением. Кроме головного офиса, расположенного в Санкт-Петербурге, в структуру банка входят несколько удаленных подразделений и сеть банкоматов.
Причиной внедрения СЭД в «ПромСервисБанке» явилась необходимость наладить обмен электронными документами в центральном офисе. Старая схема, согласно которой документы распечатывались и передавались в бумажном виде, не удовлетворяла в первую очередь критериям оперативности, а также была ресурсоемкой в плане расходов на печать. В качестве канала передачи документов была выбрана СЭД «ДЕЛО», идеально подходящая для организаций с формализованным документооборотом, опробованная у тысяч клиентов в России и СНГ.
Проект стартовал в октябре 2013 года. Сотрудниками компании «Офис-Док» было проведено обследование документооборота и установлено программное обеспечение на сервер и рабочие места. Банк приобрел несколько лицензий «толстого клиента» СЭД «ДЕЛО», опцию «Сканирование», лицензию на подсистему «Оповещение и уведомление», а также конкурентные лицензии «ДЕЛО-WEB». Эта подсистема предназначена для доступа к базе данных через Internet/Intranet, а конкурентная лицензия фиксирует количество пользователей, имеющих возможность одновременно работать в СЭД (то есть несколько пользователей могут заходить в систему по одной лицензии поочередно).
Результатом данного этапа стала полная автоматизация документооборота в головном офисе. Все пользователи прошли обучение индивидуально, на рабочих местах. Средствами СЭД «ДЕЛО» ведется регистрация входящих, исходящих и организационно-распорядительных документов. Налажена работа с поручениями руководства, в том числе контроль исполнения. Активно используется опция «Оповещение и уведомление», предназначенная для автоматической рассылки пользователям по электронной почте уведомлений и оповещений о различных событиях системы «ДЕЛО»: о совершенных операциях с РК, о приближении сроков исполнения и т.д.
Руководство банка выбрало стратегию постепенного развития СЭД. В перспективе в систему документооборота получат доступ все сотрудники головного офиса, для этого будут приобретены дополнительные конкурентные лицензии. В дальнейшем планируется подключить к СЭД «ДЕЛО» удаленные подразделения. Еще одним направлением развития системы является внедрение согласования проектов документов в электронном виде.
Напомним, что СЭД «ДЕЛО» традиционно является популярным решением среди финансово-кредитных учреждений. Систему используют Центральный Банк Российской Федерации, Банк «ВТБ 24», ОАО «Белвнешэкономбанк», ОАО «Транскредитбанк», ОАО «Газпромбанк», КБ «Москоммерцбанк» и многие другие банковские и финансовые структуры.