В Исполнительном комитете крупнейшей в России коалиции общественно-политических организаций «НАРОДНЫЙ ФРОНТ «ЗА РОССИЮ» завершено пилотное внедрение системы электронного документооборота «ДЕЛО». Проект затронул центральный аппарат Исполнительного комитета и решил задачи автоматизации документальной поддержки деловых процессов, а также создания электронного архива.
Общероссийское общественное движение «НАРОДНЫЙ ФРОНТ «ЗА РОССИЮ» было создано в мае 2011 года. В состав коалиции вошли различные структуры, представляющие интересы широких слоев населения – политические партии, общественные организации, трудовые коллективы.
Лидером движения и его идейным вдохновителем является Президент России Владимир Путин. «НАРОДНЫЙ ФРОНТ» позиционирует себя как надпартийная коалиция, объединяющая не только организации, но и частных лиц – всех тех, кому небезразлично будущее и настоящее России. Членами «НАРОДНОГО ФРОНТА» являются многие известные деятели культуры, науки, образования, предприниматели, спортсмены.
Деятельность столь масштабного общественного формирования в значительной степени зависит от качества организации движения документов в его исполнительных органах. Выстраивание эффективной схемы работы с документами позволяет не только ускорить деловые процессы, но и в значительной степени способствует созданию качественной информационно-аналитической системы.
Необходимость решения данных задач, а также растущий документопоток сделали актуальным внедрение в Исполкоме «НАРОДНОГО ФРОНТА» современной системы электронного документооборота. Решение о пилотном внедрении СЭД было принято в конце 2013 года, а из представленных на рынке решений была выбрана система «ДЕЛО» компании ЭОС.
Важным фактором, обусловившим выбор именно этого программного комплекса, стал опыт его использования в крупных общественно-политических формированиях. В частности, СЭД «ДЕЛО» ранее внедрено в Центральном Исполнительном Комитете Всероссийской политической партии «Единая Россия»
Исполнителем проекта стала компания «Юниксофт», партнер ЭОС. Проект был реализован в конце января – начале февраля 2014 года. Специалистами ООО «Юниксофт» в кратчайшие сроки было проведено обследование действующего документооборота и разработана методика внедрения. Затем система была установлена на сервер и рабочие места.
«Коробочный» продукт «ДЕЛО» требовал минимальной настройки и адаптации под действующие правила документооборота, так как весь необходимый функционал уже имелся в готовом решении. Были созданы картотеки, кабинеты, группы документов, зарегистрированы пользователи и определены их права. После настройки системы было проведено обучение сотрудников основным принципам работы в системе «ДЕЛО».
В ходе проекта были решены следующее первоочередные задачи:
• автоматизация регистрации всех групп документов;
• обеспечение контроля исполнения документов и поручений;
• быстрый поиск по обращениям граждан;
• сканирование документов с прикреплением электронных образов к регистрационным карточкам;
• регистрация документов, поступающих по электронной почте.
В результате специалисты Исполкома получили работающую систему, способную к дальнейшему масштабированию как в плане расширения количества ее участников, так и в плане увеличения числа автоматизируемых процессов. СЭД «ДЕЛО» позволило упорядочить документопотоки, существенно ускорить процессы работы с информацией и наладить должный уровень контроля.
Таким образом, трехлетие коалиции (будет отмечаться в мае) Исполком «НАРОДНОГО ФРОНТА» встретит, уже накопив опыт работы в СЭД. В дальнейшем предполагается увеличение количества рабочих мест, внедрение электронной подписи для внутреннего документооборота, мобильных решений, переход к полностью электронному документообороту.