Запуск данной системы продиктован желанием руководства организации повысить управляемость и улучшить качество взаимодействия центрального и удаленных торговых филиалов. Выбор Microsoft Dynamics AX в качестве программного продукта обусловлен положительным опытом использования платформы в крупных международных и российских промышленных холдингах.
На текущий момент решение, созданное консалтинговой компанией Columbus, обеспечивает полный цикл управления продажами и цепочками поставок торгового подразделения «Уралкалия». Данные о всех сделках хранятся в новой системе и обновляются в режиме реального времени. Сотрудникам вовсе необязательно находится в офисе — средства удаленного доступа позволяют работать где и когда угодно. Согласование документов предельно упрощено: для утверждения договора менеджеру достаточно получить одобрение руководства по электронной почте, ответы обрабатываются в системе автоматически, и статус сделки меняется.
Основную сложность в работе торгового подразделения представляют операции учёта и контроля перевозок — железнодорожных, морских, контейнерных. В момент оформления сделки фрахтовщики получают план отгрузок, на базе которого определяют график перевозок и типы судна. Новая информационная система рассчитывает все расходы на обработку и доставку груза, обслуживание в пути, отслеживает статус поставки и текущее местонахождение партии товара вплоть до получения груза конечным заказчиком. Решение Columbus на основе Microsoft Dynamics AX также позволяет загружать данные о пересечении вагонами границы РФ. В перспективе это позволит автоматически регистрировать в новой системе передачу прав собственности на груз от производственных подразделений к торговой организации.
Осуществляемый в настоящее время проект по развитию системы подразумевает автоматизацию основных бухгалтерских операций торгового подразделения «Уралкалия» — расчётов с клиентами и поставщиками, учёта расходов и формирования бухгалтерской отчетности — и их увязку с уже имеющимся в системе товарным учетом и управленческим учетом затрат.
Прежде для ведения бухгалтерии использовалось решение Microsoft Dynamics NAV. C переходом на Microsoft Dynamics AX часть бухгалтерских операций стала дублироваться, сотрудники финансовой службы тратят дополнительное время на сверку платежей и дебиторской задолженности. Главная цель текущего проекта в том, чтобы создать в торговом подразделении единую прозрачную финансовую систему, быструю и удобную в использовании.