Аннотация: Компания «1С-Рарус» автоматизировала финансовое и бюджетное управление в строительной компании «Нефтегазкомплектмонтаж». Новая система, построенная на основе решения «1С:Управление строительной организацией 8», помогла вдвое ускорить формирование и согласование бюджетов и в пять раз сократить сроки согласования платежей. Новые инструменты контроля бюджетной дисциплины позволили сократить дебиторскую задолженность на 67% и в полтора раза ускорить оборачиваемость оборотных средств предприятия.
Компания «Нефтегазкомплектмонтаж» (ООО «НГКМ») с момента основания в 2005 году построила более 500 километров магистральных газопроводов, ввела в эксплуатацию компрессорные станции и другие объекты их инфраструктуры, отремонтировала более 1000 километров газопроводов, построенных ранее.
Динамичное развитие компании в последние годы потребовало совершенствования ряда применявшихся ранее методов управления финансами. Ситуация, при которой бюджеты 11 подразделений компании составлялись в электронных таблицах, далее так же вручную консолидировались, а сотрудники центров финансовой ответственности не имели возможности самостоятельно контролировать исполнение бюджета своего подразделения, стала уже неприемлемой. Также требовался инструмент, позволяющий сделать более оперативной и эффективной процедуру согласования исходящих платежей, количество которых постоянно росло и в 2013 году составило около 2500 в месяц. Ранее согласование платежей происходило на основании бумажных заявок. Отсутствовал инструмент, позволяющий контролировать ход согласования и определять, в каких контрольных точках он тормозится. За информацией о состоянии дел по исходящим платежам сотрудники были вынуждены всякий раз обращаться в казначейство.
Контроль поступления средств, заложенных в бюджеты, также выполнялся вручную, что делало эту работу все менее и менее эффективной. Отмечался рост дебиторской задолженности.
Для предотвращения нежелательных задержек в работе компании и непроизводительного разрастания штата сотрудников, нужно было автоматизировать формирование, согласование и утверждение бюджетов, а также заявок на платежи. Кроме того, требовалось создать инструменты автоматизированного контроля исполнения бюджетов, как в части расходов, так и в части поступлений, и формирования финансовой отчетности перед головной организацией по формам, утвержденным в рамках группы компаний.
Для решения этих задач руководство компании «Нефтегазкомплектмонтаж» решило задействовать функциональность управления финансами системы «1С:Управление строительной организацией 8», которая с 2011 года уже успешно использовалась в компании для автоматизации ряда задач управления и учета. Исполнителем проекта стала компания «1С-Рарус», ранее выполнившая аналогичный проект в головной организации группы компаний, в которую структурно входит ООО «Нефтегазкомплектмонтаж».
В результате проекта:
• Оптимизирован процесс формирования, согласования и утверждения бюджетов. Персонал центров финансовой ответственности самостоятельно формирует в программе бюджеты в соответствии с установленными статьями доходов и расходов. Финансовые контролеры получили возможность оперативно корректировать, отклонять и согласовывать бюджет каждого центра финансовой ответственности. Затем бюджеты подразделений автоматически консолидируются в общие бюджеты компании и в форме, установленной в рамках группы компаний, отправляются в головную организацию на утверждение. Изменения в консолидированном бюджете, полученные в процессе его согласования и утверждения, отражаются в соответствующих статьях бюджетов подразделений. В результате утверждение бюджетов ускорилось вдвое.
• Ускорилось согласование исходящих платежей. Система электронного согласования заявок на расходование денежных средств позволяет в любой момент определить точку, в которой заявка находится на согласовании в настоящий момент. Сотрудники, ответственные за согласование заявок, теперь получают оповещения о заявках, поступивших к ним. Система поддерживает групповую обработку заявок, назначение дат платежей и формирование реестров оплат, на основании которых автоматически формируются платежные поручения.
• Сотрудники теперь могут получать оперативную информацию о включении в реестр оплат каждой оформленной ими заявки на расход денежных средств, а затем самостоятельно, не обращаясь в казначейство, получать из системы информацию о дате оплаты своей заявки и о номере платежного поручения.
• Система позволяет контролировать лимиты по статьям бюджетов при согласовании заявок на платежи. Это помогает избежать необоснованного перерасхода средств.
• Появилась возможность анализировать динамику, состав и причины возникновения дебиторской задолженности. При работе с платежными документами автоматически осуществляется контроль дебиторской задолженности, исключая тем самым ее рост. В результате дебиторская задолженность сократилась на 67%.
• Проводимый с помощью системы план-фактный анализ исполнения бюджетов позволил усилить бюджетную дисциплину. Это укрепило финансовую стабильность компании.
• Формы финансовой отчетности для предоставления в головную организацию формируются теперь в системе за считанные минуты. Ранее этот процесс занимал несколько часов.