Активное развитие высоких технологий и повсеместная компьютеризация пророчит нам полный отказ от бумажных носителей информации и переход на электронный документооборот. Однако эксперты утверждают обратное: объемы бумаги в деятельности предприятий растут с каждым годом. Кроме того, бумага по-прежнему сохраняет большую юридическую значимость. Получается, что полный переход на безбумажный документооборот если и произойдет, то еще очень нескоро. И перед нами стал вопрос, как оптимально сочетать бумажный и электронный документооборот. А пока миллионам организаций каждый день так или иначе приходится работать с бумажными документами, а значит, терять в огромных пыльных архивах уйму времени.
Бумажные документы стали проблемой и для сотрудников ГК «ГЭНДАЛЬФ». Мы не знали, где искать нужные бумаги. Бывали ситуации, когда контрагенты отказывались платить, пока мы не предъявим документ, подтверждающий отгрузку. Все это в дальнейшем могло привести к убыткам и к потерям клиентов.
Даже в нашем организованном архиве бухгалтер тратил не один день, чтобы собрать документы по одному контрагенту за долгий срок, искал нужные бумаги в большом архиве нашей компании, расшивал папки, копировал документы, сшивал папки и только после этого отправлял документы в контролирующие органы.
Раньше мы переживали, что однажды накануне проверки окажется, что контрагент не вернул важный для нас документ.
Помимо этого, нам были необходимы офисы, которые занимал архив, т.к. компания развивалась и росло количество сотрудников.
Именно тогда к нам пришла идея создать программу, которая позволит не быть привязанными к бумажному архиву и освободить помещения.
В сентябре 2012 года мы начали разработку программы для внутреннего пользования. Команда специалистов в течение месяца сделала пробный вариант, который в ходе работы постепенно дорабатывался. Теперь благодаря новой программе мы можем:
найти любой документ за несколько секунд;
упорядочить архив непосредственно в базе «1С:Предприятия 8»;
проверить полноту возвращенных документов в базе;
экономить время и ресурсы;
минимизировать ошибки.
А главное, что нам больше не приходится:
нанимать дополнительных сотрудников для работы с архивом;
тратить время на поиск и проверку документов;
переплачивать за аренду дорогостоящих помещений для хранения документов;
постоянно контролировать работу сотрудников.
Поработав с данной программой, в начале 2013 года мы решили, что она готова для того, чтобы ей пользовались и другие компании. Мы придумали название и начали работу по продвижению. Программу назвали «Скан-Архив», так как это полностью описывает ее деятельность.
Мы взяли интервью о программе «Скан-Архив» у бухгалтера ГК «ГЭНДАЛЬФ» Нины Соболевой:
- Как изменилась работа отдела с появлением «Скан-Архива»?
- Программа «Скан-Архив» очень помогает при подготовке документов для налоговых проверок. Количество документов зачастую очень большое. То, что документы у нас находятся в электронном виде, позволило уменьшить время подготовки к проверке. Ранее она в среднем занимала около 4-8 часов в зависимости от запроса налоговой и это при том, что наш архив хорошо структурирован. А теперь это время снизилось до 10 минут. Количество документов, которые нам надо собрать варьируется от 1 до 1000.А период может быть от месяца до трех лет.
- Какие были сложности?
- Конечно, как при работе с любым новым программным продуктом, в первое время возникли трудности. Например, мне было сложно запомнить алгоритм работы. Но уже через пару дней я освоилась, а через неделю чувствовала себя настоящим асом. Программа «Скан-Архив» клиентоориентирована, т.е. адаптирована, чтобы пользователю был интуитивно понятен интерфейс.
- Сколько документов в день получается обрабатывать?
- В день один наш специалист в среднем обрабатывает 2 500 документов течение 1-2 часа в день. Можно и больше, но для нас достаточен этот режим, который не сильно влияет на остальную деятельность.
Главное преимущество программы «Скан-Архив» в том, что мы разрабатывали ее для себя, пытаясь сделать максимально удобной и функциональной. Теперь мы делимся опытом, желая помочь другим компаниям работать продуктивно, без лишних затрат. Приобретая программу, вы можете выбрать услугу или продукт, базовую или профессиональную версию. Многие уже подобрали решения «Скан-Архива» для своих компаний, теперь ваша очередь!
