Сегодня функции региональных бухгалтерских подразделений «ФосАгро» унифицированы и объединены в общем центре обслуживания (ОЦО). Первичная бухгалтерская документация поступает во фронт-офисы ОЦО, сканируется, индексируется и передается в бэк-офис, где специалисты проводят учетные операции на основании полученных скан-образов. Бумажные массивы остаются во фронт-офисах, расположенных в четырех производственных филиалах «ФосАгро» - в Череповце, Кировске, Балаково и Волхове. Централизованный бэк-офис компании находится в Череповце.

Система электронного архива является программной платформой для размещения, хранения и передачи оцифрованных документов. Ее внедрение началось во второй половине 2014 года, и уже через 1,5 месяца обработка первичной бухгалтерской документации была перенесена в ОЦО. До конца 2014 года была завершена интеграция электронного архива с корпоративными учетными системами - 1С и OeBS, благодаря чему специалисты «ФосАгро» получили возможность совершать операции в привычном программном интерфейсе, извлекая скан-образы из электронного хранилища. Бухгалтерский департамент обрабатывает примерно 40 тысяч документов в месяц, и сотрудники больше не соприкасаются с бумажными оригиналами.

«Столы бухгалтеров больше не завалены бумагой. Специалисты департамента бухгалтерского учета работают исключительно с электронными образами. Очень удобно и то, что наши коллеги из департамента налогообложения отныне не обращаются к нам для подбора отчетных документов, а сами находят необходимые для предоставления в ФНС данные в электронном архиве. Обеспечена сохранность документов и безопасный доступ к информации», - комментирует первые итоги работы общего центра обслуживания С.В. Дмитриева, заместитель директора департамента бухгалтерского учета центра обслуживания «ФосАгро».

По итогам первых четырех месяцев опытной эксплуатации электронное хранилище «ФосАгро» на базе ЕСМ-платформы ЭЛАР САПЕРИОН 7.5 насчитывает порядка 210 тысяч документов, и любой из них можно быстро найти по атрибутивной информации, содержащейся в электронных регистрационных карточках, привязанных к соответствующим скан-образам. Благодаря внедрению системы электронного архива обеспечены документационная и информационная поддержка работы департамента бухгалтерского учета «ФосАгро», унифицированы и оптимизированы процессы обработки учетных документов.