Компании NOVARDIS и SAPIENS завершили проект автоматизации процесса формирования плана продаж по магазинам сети «М.Видео». Решение на платформе SAP BW on HANA позволило повысить точность, сократить сроки планирования и обеспечить требуемую детализацию плановых данных.

Существовавший подход к планированию в «М.Видео» потребовал внедрения нового программного обеспечения, так как не соответствовал требованиям постоянно увеличивающегося количества магазинов и не позволял справляться с растущим объемом данных.

Ольга Емельянова, руководитель департамента бюджетирования и аналитики «М.Видео»:
«Планирование продаж является основой для системы мотивации персонала розницы, поэтому требует прозрачного подхода как с точки зрения качества исходных данных, так и заложенных в систему алгоритмов.
Необходимость перевода системы планирования продаж на SAP в 2014 году была обусловлена двумя причинами:
1. Объемы данных, вследствие непрерывного роста компании, уже не позволяли использовать MS Excel и MS Access. Скорость и масштаб данного вида ПО уже не соответствовали масштабу бизнеса
2. С ростом количества магазинов процесс согласования и корректировки целей с менеджментом розницы представлял собой длительный и трудоемкий процесс
Помимо целеполагания, система планирования продаж является основой для расчета гибких графиков работы персонала в магазинах, что подразумевает достаточно тонкие настройки в детализации плана, где любое значительное отклонение может послужить причиной некорректно составленного рабочего графика, и, как следствие, потери в продажах или увеличения затрат на персонал».

Автоматизация процесса планирования в SAP HANA позволила использовать более точные алгоритмы на большом объеме данных, сократить сроки формирования ежемесячного плана и повысить прозрачность формирования мотивационного плана для директоров магазинов розничной сети за счет гибких настроек и системы корректировок.

Любовь Филимонова, руководитель группы бюджетирования и планирования «М.Видео»:
«Используя возможности автоматизации на платформе SAP HANA, мы смогли существенно повысить качество статистических данных, используемых для планирования, при помощи системной очистки от влияния акций и экстремальных выбросов, а также получили возможность применять разные подходы к планированию товаров и услуг без рисков появления внесистемных ошибок и сбоев, связанных с постоянным ростом количества магазинов. Мы добились сквозного и моментального пересчета данных на уровне максимальной детализации после каждого изменения на каждом этапе процесса, что позволило значительно повысить качество анализа без рисков потери целостности. Мы смогли избавиться от масштабного ручного копирования данных, минимизировав тем самым ошибки, значительно сократив сроки и получив экономию ресурсов».

Особенностью проекта можно назвать автоматизированный процесс расчета плана на месяц с шагом в один час для всех магазинов розничной сети с учетом графиков работы магазинов. Вручную выполнять такой детальный расчет для четырехсот магазинов не представляется возможным. Данный процесс позволил составлять гибкие графики привлечения персонала и корректно распределять рабочую нагрузку, что сократило затраты на персонал.

Павел Мартынов, руководитель отдела поддержки и развития систем отчетности «М.Видео»:
«Благодаря использованию возможностей SAP BW on HANA вместе с партнерами нам удалось автоматизировать достаточно сложный и трудоемкий бизнес-процесс и существенно улучшить алгоритмы планирования, так как скорость работы системы позволяет использовать более сложные и более точные методы планирования.
Также, что немаловажно, удалось создать хорошо проработанный и отказоустойчивый процесс, который требует минимальных усилий по поддержке со стороны внутренней команды».

Процесс планирования продаж играет важную роль в управлении компанией и затрагивает большое количество сотрудников. Перед запуском системы был выполнен пилотный старт примерно для 20% участников, который показал, что система полностью соответствует ожиданиям и позволяет выполнить продуктивный старт сразу в SAP BW on HANA без дублирования в Excel.

Марк Ройтенберг, заместитель генерального директора компании NOVARDIS:
«Благодаря слаженной работе партнеров «М.Видео» в сжатые сроки получила автоматизированный процесс формирования плана продаж по магазинам на базе инновационных технологий SAP. Решение SAP BW on HANA обеспечило бизнесу ощутимые положительные результаты даже за небольшой период использования: сократилось время на подготовку данных, стал возможен их более тщательный анализ и отслеживание корректировок на любом уровне, существенно улучшилось качество данных за счет автоматического механизма проверок и более точных алгоритмов расчетов.
Проект занял всего шесть месяцев, что для такого масштаба – в системе более 400 пользователей – достаточно оперативно».

Юрий Ефаров, генеральный директор компании SAPIENS:
«Достижение важных для бизнеса целей с помощью проекта автоматизации планирования розничных продаж в компании «М.Видео» стало возможным благодаря использованию технологии обработки больших объемов данных в системе SAP BW on HANA. Сейчас с развитием ИТ-технологий настало время, когда технические возможности позволяют максимально использовать накопленные данные в системах планирования и прогнозирования, математических моделях и аналитических системах».