Cеть продовольственных магазинов Саратовской области начала работу со специализированным ПО для передачи данных в Единую государственную автоматизированную информационную систему (ЕГАИС). Решение было разработано компанией Columbus с использованием платформы Microsoft Dynamics AX 2012

Сеть “Гроздь” – это около 230 магазинов, расположенных в 25 городах Саратовской области. Ежедневно точки продаж компании посещает свыше 200 тысяч человек. Общая численность персонала, занятого обслуживанием покупателей, составляет более 5 тысяч. Помимо 8 тысяч товаров поставщиков, сеть “Гроздь” выпускает и успешно реализует около 200 продуктов под собственной торговой маркой “Вкус жизни”.

Изменение законодательства в части товародвижения алкогольной продукции[1] требует от компаний - ритейлеров и дистрибьюторов, отправлять сведения об обороте этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции в Федеральную службу по регулированию алкогольного рынка (ФСРАР) с помощью Единой государственной автоматизированной информационной системы (ЕГАИС). Это привело к необходимости установки ритейлерами специального программного обеспечения. Для торговой сети “Гроздь” необходимо было решение, которое обеспечивает регистрацию розничных продаж в ЕГАИС в соответствии с требованиями регулятора, а также отражает в системе все движения алкогольной продукции при закупке, перемещении, возвратах и списании товара.

У торговой сети “Гроздь” уже имелся опыт сотрудничества с компанией Columbus. Реализованные ранее проекты показали хорошие результаты, что подтолкнуло руководство заказчика работать с проверенным партнером - исполнителями проекта стали специалисты Columbus.

Эксперты компании “Гроздь” искали программный продукт, который сможет свести к минимуму все сложности и особенности работы с алкогольной продукцией. Также торговая сеть ориентировалась на те решения, которые не будут требовать значительного увеличения объёма ручного труда по вводу данных и дополнительной интеграции с ERP-системой. Собственная разработка Columbus дополнила инструменты Microsoft Dynamics AX 2012 расширенным функционалом взаимодействия с ЕГАИС, адаптированным под бизнес-процессы заказчика.

Этапы реализации проекта были продиктованы законодательными сроками предоставления информации в систему. Ключевой точкой работы стал своевременный запуск функционала отображения в ЕГАИС приёмки алкогольной продукции от поставщиков. Перед началом осуществления планов консультанты Columbus изучили документацию по ЕГАИС и провели анализ технических требований по передаче данных в систему. До 1 января 2016 года было нужно настроить механизмы взаимодействия со справочниками алкогольной продукции, алкогольных поставщиков и др., после чего автоматизировать основную цепочку товародвижения. В рамках второго этапа, до 01 октября 2016 года, специалисты привели остатки алкогольной продукции в ЕГАИС в соответствие с остатками в учётной системе.

Реализация решения затронула сотрудников центрального офиса и магазинов, для этого был специально создан новый отдел по работе с ЕГАИС. Специалисты Columbus провели консультации среди персонала центрального офиса, после чего в учебном центре компании “Гроздь” обучение прошли сотрудники магазинов. “Специалисты Columbus создали для нас оптимальное программное решение, которое позволило использовать при работе с алкогольной продукцией как можно меньше времени и ресурсов. Мы перешли на работу с системой в предусмотренные законодательством сроки и довольны профессионализмом сотрудников компании, – отмечает Андрей Махновец, директор по ИТ торговой сети “Гроздь”.

В результате проекта была выполнена главная цель – настройка работы с ЕГАИС в рамках принятых регулятором стандартов. Кроме этого, торговой сети удалось повысилось качество учета алкогольной продукции, автоматизировать всю цепочку товародвижения, и что немаловажно, свести к минимуму трудозатраты персонала при работе с алкоголем.

“Созданное нами решение четко выполняет требования регулятора, при этом разработка с использованием привычной для торговой сети платформы Microsoft Dynamics AX 2012 позволила сэкономить ресурсы заказчика. Мы советуем всем дистрибьюторам и ритейлерам обращать внимание на объемы и сложность работы с ЕГАИС. Важно снижать трудоёмкость взаимодействия с системой и повышать качество учёта продукции,”- отметил Николай Дорогов, директор практики Retail компании Columbus.