В октябре вышло обновление системы электронного документооборота ТЕЗИС. Основные нововведения касаются расширения функциональности. Добавлены резолюции в мобильном приложении, проверка контрагентов на дубликаты, работа с формализованными документами при интеграции с Диадок и многое другое. Кроме того, улучшена производительность и внесены изменения, направленные на повышение удобства использования системы.
Работа с формализованными документами при интеграции с Диадок
В СЭД ТЕЗИС появилась возможность работы с формализованными документами: актами, накладными, счетами, счетами-фактурами и УПД. Они соответствуют формату, утвержденному налоговой инспекцией Российской Федерации. Формализованные документы загружаются в СЭД или формируются автоматически на основе документов из учетной системы 1С. При обработке такой документ в первую очередь отправляется на согласование. После этого следует утверждение, на этом этапе документ заверяется электронной подписью. Далее — стандартная процедура регистрации в канцелярии, и затем документ отправляется в систему Диадок на подписание контрагенту.
Помимо этого в новой версии СЭД ТЕЗИС расширился перечень неформализованных документов, доступных для отправки в Диадок.
Изменения в справочниках
В СЭД ТЕЗИС 4.4 появилась возможность включить проверку на уникальность по сочетанию полей «ИНН» и «КПП» при добавлении нового контрагента. Если обнаружится дубликат, то пользователь сможет либо не сохранять созданного контрагента, либо обновить информацию по существующему.
В справочник контактных лиц контрагента добавлены новые поля, которые используются при автоматическом формировании документов. Пользователь вводит информацию в систему один раз, и далее не нужно будет этого делать вручную в каждом документе. Появилась возможность автоматически:
• Сформировать для печати письмо с использованием фамилии, имени, отчества и должности адресата в дательном падеже, например «директору по продажам СЭД ТЕЗИС Александру Владимировичу Назарову».
• При формировании e-mail подставить обращение, соответствующее полу контактного лица, например, «Уважаемая» вместо «Уважаемый/ая».
• Выводить инициалы перед фамилией, например, «И.И. Иванов» вместо стандартного «Иванов И.И.». Порядок отображения фамилии и инициалов можно настроить для всех ранее созданных контактных лиц выбранного контрагента.
Поле «Контрагент»
В карточках всех документов добавлено поле «Контрагент», видимость которого можно настроить. По умолчанию оно отображается только у договоров.
Печатная форма документа со штампами ЭП и регистрационными данными
Для подписанных ЭП документов стало доступно добавление штампов нескольких видов:
• штамп с регистрационной информацией, если документ зарегистрирован;
• штамп «В ответ на», если это поле заполнено в карточке;
• штамп ЭП пользователя, подписавшего вложение.
Штампы можно редактировать: изменять размер, перемещать, удалять, копировать на все страницы документов. Сформированный файл сохраняется в формате PDF.
Загрузка банков
В новой версии изменился механизм загрузки банков. В справочник «Банки» добавлено новое поле «Головой банк», которое заполняется для филиалов банков. Также появилась возможность настроить обновление этого справочника, что упрощает его поддержку в актуальном состоянии. В справочник «Регионы банков» добавлено поле «ОКАТО».
Поддержка ЭП Казахстана
В ТЕЗИС 4.4 добавлена возможность использования электронной цифровой подписи Национального удостоверяющего центра республики Казахстан. Для этого реализована интеграция с официальным приложением NCALayer.
Резолюции в мобильном приложении
Начиная с новой версии в мобильном приложении пользователям доступно наложение резолюции. При этом возможно выбрать один из типовых вариантов или ввести свой текст. Карточку можно отправить на ознакомление или согласование, а также создать на ее основе задачу, документ или договор.
Возможности по управлению поручениями
Расширены возможности по управлению поручениями через мобильное приложение. Стало доступно переназначение задач, удаление из наблюдателей по задаче или отключения по ней уведомлений.
Импорт файлов
Появилась возможность с мобильного приложения загрузить в систему файл непосредственно из файлового хранилища или галереи. При нажатии на файл и выборе «Отправить/Поделиться» в списке предложенных программ помимо электронной почты, мессенджеров и т. д. появится СЭД ТЕЗИС. Далее можно выбрать в системе карточку, к которой добавится вложение.
Фильтрация в мобильном приложении
На мобильном приложении в папках появился компонент поиска. Система производит запрос по всем полям карточки в папках действий или папках поиска (краткое описание, данные с вкладки «Детали», комментарии и т. д.).
Постраничная загрузка
Для повышения производительности и уменьшения загрузки памяти в мобильном приложении данные в списках пользователей, сотрудников, справочников и нотификаций отображаются постранично.
Использование 64-битных библиотек
Стало возможно использование 64-битных библиотек в мобильном приложении, что позволяет ускорить работу системы и использовать самые актуальные решения.
Администрирование СЭД и поддержка ПО
• У администраторов появилась возможность настраивать максимально актуальные для сотрудников своей организации инструкции. Можно добавить в систему собственные руководства для определенных должностей, например, для делопроизводителей, а также загрузить описания отдельных процессов, скажем, работы с финансовыми заявками. Кроме того, можно скрыть типовые инструкции. Если в организации не используются какие-то возможности системы, например, работа с совещаниями, то описание этой функциональности будет затруднять поиск нужной информации.
• Появилась возможность подключения по GSS-API при синхронизации с Active Directory.
• Добавлена поддержка Microsoft Office 365, Windows Server 2016 и 2019.
Помимо перечисленных нововведений в СЭД ТЕЗИС 4.4 было повышено быстродействие и реализованы предложения, озвученные пользователями системы.
