Провайдер е-документообігу EDIN вже з осені 2019 року входить до робочої групи при Міністерстві Інфраструктури України з впровадження електронної ТТН. Згідно з затвердженим наказом Міністерства Інфраструктури України від 03.06.2019 року про "Зміни до Правил перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні" ТТН може бути в оцифрованій формі.
Як еТТН працює сьогодні: на прикладі кейсу Novus та Alex Com Ltd
Наразі з рішенням EDIN вже відбулося 20 продуктивних поставок та 100 тестових в різних товарних групах від молочної продукції до металопрокату. 20 березня 2020 року реальна поставка відбулася між дистриб`ютором Alex Com Ltd та ТМ Novus. Під час процесу відбулося трьохстороннє підписання між постачальником, перевізником та одержувачем за допомогою КЕП. В ТМ Novus еТТН спершу надійшла до приймальника в магазині, пройшла перевірку, після чого була підписана в бухгалтерії.
“ТМ Novus використовує сервіси EDIN, оскільки вони задовольняють наші потреби та потреби наших партнерів в ланцюгу обміну е-документами, а клієнтська підтримка користувачів найкраща на ринку України. Сучасний бізнес змінюється і повністю трансформується в електронний формат. Ми вважаємо, що такі тенденції необхідно підтримувати, саме тому, готові йти далі. еТТН - це наступний крок, який упростить та пришвидшить процесс поставок, а отже й бізнес загалом. З впровадженням еТТН ми розраховуємо на скорочення терміну закриття поставки втричі, вдвічі знизити витрати на паперовий обмін ТТН, убезпечити себе від втрати документів, зменшити час простоїв вантажного транспорту на відвантаження, запобігти простроченням з оплати” - Вікторія Кашевська, Головний бухгалтер ТМ Novus.
Постачальником та перевізником у поставці з ТМ Novus виступив дистриб`ютор Alex Com Ltd. Антон Гой, Начальник відділу логістики розповідає про власний досвід роботи з електронною ТТН: “Ми, як постачальники та перевізники, часто стикаємося з проблемами затримки відвантаження, втратою паперових документів, неефективною роботою водіїв. Провівши продуктивну поставку з ТМ Novus, використовуючи рішення EDIN, нам на власному досвіді вдалося впевнитися, що еТТН - це однозначно спрощений процес для всіх сторін. Підписати документ водій може, використовуючи будь-який зручний цифровий спосіб - токен, Mobile ID, хмарне підписання. Ми не чекаємо паперового примірника від замовника, одразу після підписання він знаходиться у хмарному архіві документів. Уникаючи паперу, всі учасники процесу поставки з еТТН сприяють розвитку власного бізнесу”.
Функції еТТН на прикладі сервісу EDIN
Який саме функціонал пропонують сервіси з використання електронної товарно-транспортної накладної? Провайдер е-документообігу EDIN надає наступні опції:
● Інтеграція з ЦБД (Централізована База Даних) Міністерства Інфраструктури, обмін з іншими провайдерами;
● Підписання еТТН з боку всіх учасників процесу: Токен, MobileID, Хмарне підписання. Підтвердження водієм, приймальником;
● Внутрішні та зовнішні перевезення, створення ТТН від імені відправника, копіювання еТТН;
● Обмін еТТН та супровідними документами з відстеженням статусу еТТН, друкована форма еТТН;
● Інтеграція з обліковими системами за допомогою АPI, інтеграція з EDI та ЮЗД, аналітика перевезень;
● Керування водіями, особистий кабінет водія, створення водія для перевізника. Створення адрес завантаження, вивантаження;
● Заявка на транспортування, акт виконаних робіт, реєстр ТТН, акт зміни реквізитів, видаткова накладна;
● Акт розбіжностей, Відомості про вантаж, Пломбування, Акт перевантаження, акт прийому/передачі;
● Створення та запрошення перевізників та покупців до співпраці у сервісі. Самостійна реєстрація.
ТОП-5 питань, які виникають у компаній
1. Чи обов`язкова наявність КЕП у водія для підписання еТТН?
Так, водій та/або експедитор мають мати КЕП для підписання еТТН. еТТН підписується водієм та/або експедитором, вантажовідправником, вантажоотримувачем. Отже, всі учасники мають мати КЕП для підписання еТТН
2. Як водій може підписати еТТН?
Водій може підписати еТТН за допомогою Токену, МобайлІД, Хмарного підпису. Для підписання Токеном потрібні технічні можливості підключення Токену – USB-порт комп’ютера, перехідник для смартфона та ін. Для підписання МобайлІД потрібен телефон (будь-який) з спеціальною SIM-картою. Для підписання Хмарним підписом потрібен смартфон з встановленим додатком та наявність інтернету
3. Як водій може ознайомитись з еТТН перед підписанням?
Для ознайомлення з еТТН водій може використати:
- Мобільну версію сайту – потрібен інтернет та смартфон/планшет
- Ознайомитись на екрані монітору вантажовідправника та/або вантажоотримувача
4. Чи може еТТН бути єдиним первинним документом?
ТТН є одним із документів, що може використовуватися для списання товарно-матеріальних цінностей, оприбуткування, складського, оперативного та бухгалтерського обліку.
5. Яка форма еТТН?
Форма еТТН не встановлена, вказані тільки обов’язкові реквізити. Сторони можуть ввести до товарно-транспортної накладної будь-яку іншу інформацію, яку вони вважають необхідною.
Які вигоди можна отримати, користуючись еТТН?
З впровадженням еТТН компанії зможуть більше ніж у три рази скоротити час обробки документів та термін закриття доставки, до 80% зменшити витрати на зберігання документів, витратні матеріали та обмін документами, повністю виключити втрату інформації, забезпечити прозорість та контрольованість процесу обміну.
еТТН гарантує цілісну взаємодію: від замовлення до податкової накладної, інтеграцію з EDI, повний ланцюг поставки в електронному вигляді. Водій, вантажовідправник, вантажоодержувач - всі вони мають змогу за наявності інтернету отримати технічну підтримку 24/7 з будь-яких питань. Для уникнення довготривалого впровадження в роботу, проста інтеграція з обліковою системою дозволяє працювати у звичному інтерфейсі та оптимізує роботу з документами.
