Бути у вдома, оберігати себе та своїх близьких - ось найголовніші правила, яких необхідно сьогодні дотримуватися кожному у зв`язку з карантином через COVID-19. Але бізнес не може закінчуватися в чотирьох стінах одного співробітника. Написати листа, зателефонувати, провести відеоконференцію реально для всіх компаній. А чи реально підписати паперовий договір з контрагентом?

Паперові документи проти карантину - небезпека для бізнесу

Працюючи дистанційно, перша проблема, яка може виникнути у бізнеса - налагодження процесу обміну документацією. Паперові документи сьогодні - це справжній ворог для стабільного функціонування компаній.

Елементарно підписати документ стає не так вже й просто. Підписант знаходиться не в офісі, тобто він або має самостійно роздруковувати документ, підписувати та надсилати, або йому мають його привезти. На це тратиться більше часу, а якщо контрагент знаходиться в іншому місті, процес може затягнутися вдвічі, а то й втричі.

З іншого боку, сьогодні паперовий обмін документами - це не лише небезпека для бізнесу, але й небезпека для життя. Зустрічаючись з партнерами, підписантами, передаючи або надсилаючи дані на папері, є великий ризик передати й вірус COVID-19.
Тобто паперовий обмін документами - це свого роду порушення карантину.

Як залишатися здоровими та вести успішний бізнес?

Панацея під час карантину для бізнес-процесів - електронний формат. Якщо компанія пише повідомлення в месенджерах, телефонує по скайпу, контролює виконання завдань через онлайн-сервіси, чому вона не може перевести документообіг в цифровий формат?

Для того, щоб обмінюватися електронними документами, достатньо отримати КЕП (кваліфікований електронний підпис) та підключитися до відповідного сервісу, в якому користувач зможе самостійно створювати договори, підписувати акти та інші ЮЗД (юридично значимі документи). Для прикладу, щоб обмінятися одним документом, необхідно від 1 дня до 14, а з е-документообігом це займе всього кілька секунд.

EDIN-DOCflow - вікно в продуктивний бізнес вдома

Пропозицій від українських е-провайдерів сьогодні достатньо, проте, обирати потрібно саме ту, яка підходить компанії та адаптується під її бізнес-процеси. Сучасні вимоги вдалого бізнесу без паперу диктують необхідність гнучкої бізнес-платформи, легку інтеграцію з будь-якою ERP-системою компанії та легкість налаштувань, що важливо за умови дистанційного підключення.

Крім цього, обмінюючись електронними договорами, часто виникає потреба персональних налаштувань: необхідно підписати документи лише у кількох осіб, щоб інші користувачі сервісу не бачили та не мали доступу, швидко підключити контрагента, просто надіславши запрошення на e-mail. Повинна бути можливість одним пакетом одразу вислати кілька документів різного формату (pdf, jpeg, xml та ін.), підписати терміновий договір, використовуючи технологію Mobile ID, знаходячись вдома. Можливості сервісу EDIN-DOCflow містять в собі не лише перелічені переваги, але й багато іншого функціоналу, з яким, вже працюють вдома відомі національні та міжнародні компанії, серед яких MetInvest, ALEF ESTATE, Tarantino, System group та інші.

На прикладі великих підприємств, яким щоденно необхідно узгоджувати на надсилати важливі документи, кожен бізнес може оптимізувати свої процеси вдома. Зараз, як ніколи, час використовувати сучасні рішення, тому EDIN-DOCflow пропонує просто зараз підключитися до рішення, перейшовши за посиланням. Формуйте успіх свого бізнесу, навіть не виходячи з дому.