10 июня BLS продолжила серию онлайн-встреч с HR-руководителями. В рамках вебинара с участием почти 90 человек, эксперты разбирали один из главных вопросов лета – Как реализовать стратегию удаленной работы для сотрудников на постоянной основе.

Переход на удаленку потребовал оперативных мер, а после снятия карантина компании готовы оставить такой формат работы для сотрудников. Для сохранения эффективности и контроля нужно выработать четкую стратегию. В частности, как внедрить ЭЦП и подписывать документы удаленно.

Одна из идей, которую «принес» вирус, – совмещение удаленной и офисной работы. Нюансы каждого формата надо зафиксировать, ответив на вопросы: точный или плавающий график посещений вы установите, какой режим работы на удаленке использовать, и кто принимает решение об удаленной работе? Кроме того, вам придется платить сотрудникам компенсации: оплата мобильной связи, интернета, амортизация личного имущества. Возможно, придется предоставить корпоративное оборудование (планшет, смартфон).

Главный, пожалуй, вопрос – контроль удаленной работы. Поэтому вам нужно дополнить соглашения рядом обязанностей: выполнять план работы, предоставлять отчеты, нести ответственность за достоверность данных, читать почту, отвечать на СМС/звонки/сообщения, являться в назначенное место и т.д.

Конечно же, встает вопрос о тот, как подписывать документы удаленно. Для этого вам потребуется приказ об электронном документообороте и внедрение электронной цифровой подписи. У нее несколько видов, но усиленные ЭЦП – весьма дорогой проект и далеко не всем он может быть удобен сейчас. В большинстве случаев достаточно будет простой электронной подписи. Как правило, в качестве нее выступает логин и пароль, а значит, вам надо лишь выстроить систему документооборота при взаимодействии с сотрудниками и «узаконить» электронную почту – как официальный канал общения.

И только на первый взгляд это кажется очень трудным. Опыт показывает, что внедрить ЭЦП достаточно просто, по сути нужны правильные формулировки, чтобы контролировать работы и устранить риски.