Завдяки рішенню, наразі впровадженому в 7 агенціях групи, керівництво АДВ отримало змогу точно обліковувати робочий час співробітників, витрачений на обслуговування зовнішніх клієнтів, розраховувати собівартість послуг та прибутковість проектів, оперативно приймати обґрунтовані управлінські рішення та моделювати майбутню фінансову ситуацію.
Група маркетингових комунікацій АДВ впровадила в українських агенціях, що входять до її складу, комплексну систему обліку робочого часу та розрахунку собівартості послуг на платформі Microsoft Dynamics AX. Впровадження здійснила компанія Innoware, яка успішно налагодила систему управлінського та фінансового обліку, побудувала систему обліку робочого часу, автоматизувала класифікацію витрат, налаштувала розрахунок собівартості часу та відповідної прибутковості проектів. Серед переваг нової системи – скорочення часу формування повної управлінської звітності до 5 робочих днів, побудова повноцінного проектного обліку, стандартизація та миттєве формування всіх основних аналітичних звітів. Наразі впроваджене рішення ефективно працює у 7 агенціях групи.
АДВ – провідна група маркетингових комунікацій в СНД, заснована у 1995 році. Колектив АДВ складають понад 1700 осіб, що працюють у 40 агенціях на території 7 країн – Росії, України, Білорусі, Молдови, Казахстану, Узбекистану та Азербайджану. Консолідований обсяг клієнтських бюджетів, які обслуговувалися АДВ у 2007 році, становив 1,18 млрд. дол. В Україні до складу АДВ входять медіа-агенції Initiative та MPG, креативні агенції Lowe&Partners, THINK! McCann, PR-агенція PRP Ukraine (a Weber Shandwick Affiliate Company) та інші.
Всі агенції, що належать до групи АДВ, займаються наданням професійних послуг на проектній основі. Собівартість продукту кожної з таких компаній базується на вартості робочого часу команди, залученої до роботи над проектом. Розрахунок вартості вимагає наявності та ефективного функціонування системи обліку робочого часу, витраченого на конкретний проект, а також існування внутрішньої політики для класифікації витрат та їхнього подальшого використання у формуванні собівартості робочої години. Як зазначає Ірина Лисенко, фінансовий директор «АДВ Україна», «на момент початку проекту система обліку робочого часу використовувалася лише в креативних агенціях та ніяк не була пов’язана з фінансовою системою. Оцінки прибутковості окремих проектів існували лише в дуже приблизному вигляді. Відокремлення накладних витрат, пов’язаних з окремим проектом, мало місце тільки в коментарях до поточних операцій в системі фінансового обліку, їхнє групування та аналіз проводилися вручну з використанням Microsoft Office Excel. Така процедура вимагала багато часу для формування даних в зручному для аналізу вигляді, а використання декількох не пов’язаних між собою систем призводило до розбіжностей, які виникали в процесі обробки початкових даних».
Для отримання точного та прозорого методу розрахунку собівартості послуг керівництво «АДВ Україна» вирішило впровадити у власних агенціях уніфіковану систему обліку робочого часу із подальшою її прив’язкою до даних фінансового обліку. На момент ініціювання проекту в компаніях групи вже було автоматизовано фінансовий облік на базі Microsoft Dynamics AX, тому логічним було розширити функціональність існуючої системи та побудувати управлінський облік саме на базі цієї платформи.
Консультантом, що здійснив розробку та впровадження системи, виступила компанія Innoware, Золотий сертифікований партнер Microsoft. Ірина Лисенко так прокоментувала вибір підрядника: «Партнерські відносини з Innoware розпочались значно раніше, ніж сам проект. Етап побудови фінансового обліку на базі ERP був досить складним, і спеціалісти Innoware були залучені до нього в якості експертів в момент існування серйозних проблем та сумнівів щодо можливості успішного завершення етапу. Рекомендації та оцінки, надані з боку Innoware, були надзвичайно корисними та допомогли нам перерозподілити та переорієнтувати ресурси таким чином, щоб проект успішно завершився. В подальшому, під час обговорення можливого вдосконалення системи обліку ми побачили відповідне розуміння, глибокі знання щодо специфіки сфери професійних послуг та готовність до співробітництва з боку Innoware. Додатковим аргументом на користь Innoware було те, що власну систему управлінського обліку в цій компанії побудовано також на базі Microsoft Dynamics AX».
Всього протягом понад дворічної співпраці Innoware з АДВ реалізовано 4 проекти. Лариса Лозицька, керівник напряму Microsoft Dynamics AX компанії Innoware, розповідає: «Головна особливість першого проекту – відсутність прив’язки до будь-якої з ERP-систем. Це був виключно консалтинговий проект, мета якого полягала у формуванні вимог до обліку витрат за всіма проектами агенцій АДВ. При цьому для отримання детальної та прозорої собівартості проектів та визначення їхньої прибутковості в цілому було необхідно розробити як методику обліку та розподілу витрат за проектами, так і способи розрахунку загальної собівартості проектів». В подальшому компанія також виконала впровадження системи управлінського обліку в АДВ на базі Microsoft Dynamics AX 3.0 та підлаштування існуючого рішення під специфіку обліку доходів у BTL-агенціях. Зрештою, восени 2007 року Innoware та АДВ розпочали новий проект із поєднання всіх видів обліку (бухгалтерського, податкового та управлінського) в єдиний інформаційний простір на платформі Microsoft Dynamics AX 4.0. Наразі він знаходиться у фінальній стадії впровадження.
В результаті впровадження системи керівництво АДВ отримало змогу точно розраховувати собівартість робочого часу співробітників кожної з агенцій, а отже, оцінювати реальну прибутковість проектів, які виконуються на замовлення зовнішніх клієнтів. «Внаслідок впровадження системи структура собівартості проектів АДВ стала прозорішою, а швидкість отримання та достовірність вказаної інформації дають змогу оперативно реагувати та приймати управлінські рішення, спрямовані на скорочення собівартості проектів та збільшення прибутковості групи в цілому», – зауважує Лариса Лозицька. Її підтримує й Ірина Лисенко, фінансовий директор «АДВ Україна»: «В наш час ринок стає більш конкурентним, можливостей для органічного зростання доходів стає менше, тому оптимізація тих ресурсів, які ми витрачаємо на створення нашого продукту, стає дедалі актуальнішою. В результаті успішного впровадження рішення ми отримали інструмент, який дозволяє приймати управлінські рішення не лише на базі власної інтуїції та управлінського досвіду, але й на базі прозорих розрахунків. Система також забезпечує можливість коректного моделювання майбутньої фінансової ситуації на базі таких розрахунків за попередні періоди. Проект повністю виправдав наші сподівання».
Про групу маркетингових комунікацій АДВ:
АДВ – провідна група маркетингових комунікацій в Росії, Україні та інших країнах СНД, заснована у 1995 році. Колектив АДВ - понад 1700 осіб, що працюють у 40 агенціях на території 7 країн – Росії, України, Білорусі, Молдови, Казахстану, Узбекистану та Азербайджану. АДВ створює та просуває найбільші міжнародні та національні бренди, надаючи повний цикл послуг у сфері маркетингових комунікацій – медіа, креатив, PR, маркетингові послуги, інтерактивні технології, маркетинг подій, корпоративні заходи, бренд-дизайн, видавнича справа. Консолідований обсяг клієнтських бюджетів, які обслуговувалися АДВ у 2007 році, становив 1,18 млрд. дол.
Про компанію Innoware:
Innoware – провідна консультаційна компанія, яка спеціалізується на впровадженні систем управління ресурсами підприємства (ERP), систем управління проектами та портфелем проектів, постановці управлінського обліку на підприємствах. Місією компанії є розробка та впровадження новітніх технологій управління з метою підвищення ефективності та конкурентоспроможності її клієнтів. За 6 років діяльності Innoware реалізувала близько 70 проектів впровадження на провідних українських та міжнародних підприємствах, в т.ч. ADV Ukraine, Deloitte & Touche, Gfk Ukraine, UniCredit Bank, «Кернел Груп», Leoni, «Олімпік Казино Україна», Antonio Merloni, ELAN Automotive, «Автотехнікс», «Рікамбі», «Запоріжтрансформатор», Житомирський маслозавод «Рудь», «Чилі Піца» тощо.
Додаткову інформацію про компанію Innoware можна отримати на сайті www.Innoware.ua .
Контакт для преси:
Наталія Журавльова, менеджер зі зв’язків із громадськістю, Innoware
Тел: +380 44 490 22 20, +380 50 656 91 95
[email protected]
