Аннотация: Специалисты казанского офиса «1С-Рарус» автоматизировали процесс обработки путевых листов в ООО «ЕлховТранссервис» — дочерней компании транспортного холдинга «Татнефть-ТрансСервис». Система, построенная на основе решения «1С:Управление автотранспортом 8», позволила в 5 раз ускорить обработку путевых листов. Производительность работы операторов увеличилась на 25%. Повысилось качество обслуживания заказчиков, снизилось количество рекламаций. Удалось на 4% сократить расход ГСМ. Руководство «Татнефть-ТранСервис» высоко оценило результаты проекта и приняло решение о тиражировании системы на все компании холдинга.
Транспортный холдинг «Татнефть-ТранcСервис» образован в 2006 году. На сегодняшний день в его автопарке более 4000 машин. В состав холдинга входит 13 дочерних компаний, расположенных в разных регионах Республики Татарстан. Компания предоставляет широкий спектр транспортных услуг: от перевозки людей до перевозки нефти и ГСМ.
Ежедневно предприятия холдинга доставляют сотни грузов по всей России. По каждому заказу необходимо выписать сопроводительные документы, разработать маршрут, зарезервировать транспорт и экипаж.
Ранее диспетчеры заполняли путевые листы вручную, после чего операторы также вручную вводили полученные данные в существующую систему учета. При этом информация зачастую искажалась. Было сложно контролировать расход ГСМ, пробег автотранспорта и рабочее время сотрудников.
Кроме того, возникали трудности при планировании загрузки транспорта и сотрудников: менеджеры не располагали оперативной и достоверной информацией о наличии свободных машин и водителей. В результате выполнение заказов задерживалось.
Холдингу требовалась информационная система, которая позволила бы ускорить оформление сопроводительных документов и обработку входящих заказов, оперативно резервировать транспорт и экипаж, улучшить качество планирования маршрутов.
Руководством холдинга было принято решение запустить пилотный проект в одной из своих дочерних компаний — ООО «ЕлховТранссервис», имеющей в своем автопарке порядка 500 единиц автотранспорта и оформляющей ежемесячно в среднем 12 000 путевых листов, и, в случае успеха, распространить полученный опыт на остальные 12 компаний холдинга.
Для реализации пилотного проекта была приглашена компания «1С-Рарус». В качестве наиболее простого и экономичного варианта реализации поставленных задач было решено задействовать соответствующий функционал системы «1С:Управление автотранспортом 8», которая уже использовалась на предприятии для управленческого учета.
Пилотный проект был успешно выполнен за два месяца. Автоматизировано 7 рабочих мест.
В числе основных итогов пилотного проекта отмечается:
• Повышение качества и скорости обработки заказов клиентов. Теперь после регистрации заказа в системе мгновенно рассчитывается стоимость услуги, резервируется транспорт и экипаж. Оператор может в любой момент времени предоставить клиенту точную информацию о стоимости и сроках исполнения заказа.
• Повышение оперативности управления автопарком и экипажами. В диспетчерских установлены терминалы приема и выдачи путевых листов – компьютерные системы, с помощью которых водители получают задания и отчитываются о выполненной работе, а также контролируется пробег автомашины по системе спутникового мониторинга GPS. При этом терминалы работают непосредственно с информационной базой «1С:Управления автотранспортом 8», и повторная ручная обработка данных, предоставляемых водителями, не требуется. Каждому водителю выдается индивидуальный магнитный ключ. Водитель подходит к терминалу, авторизуется с помощью своего магнитного ключа и получает распечатанный путевой лист, в котором указан маршрут, автомобиль, показания приборов (одометр, ГСМ) и другая необходимая информация. При этом на путевом листе печатается штрих-код. При выезде и заезде в гараж водитель сканирует штрих-код на КПП, и система фиксирует в информационной базе время начала и окончания работы по данному путевому листу. Таким образом, удалось улучшить трудовую дисциплину и сократить время холостого простоя транспорта в рабочее время в гараже.
• Усиление контроля за расходом ГСМ. По прибытии в гараж водитель подходит к терминалу и вновь сканирует штрих-код путевого листа. При этом информационный киоск запрашивает пробег по системе GPS. Кроме того, водитель вводит в систему данные о чеках на покупку ГСМ. Чеки сравниваются с данными из процессингового центра заправки. Расчет расхода ГСМ осуществляется по нормам расхода для данного автомобиля.
• В системе всегда содержатся актуальные данные о местонахождении водителей и машин, а также о плановых ТО и ремонтах транспорта. Данная информация позволяет оператору быстро подобрать клиенту машину, водителя и проложить маршрут. Если выясняется, что зарезервированный автомобиль по какой-либо причине не может выйти на линию, требуется время, необходимое для подбора автомобиля ему на замену. Этот период сократился с 2-х часов до 10-ти минут.
• Средняя скорость обработки путевых листов выросла в 5 раз. Ошибки при их формировании и закрытии исключены. Производительность работы диспетчеров повысилась на 25%. Клиенты получают документы вовремя и в соответствии с оказанными услугами.
По итогам опытной эксплуатации системы руководство холдинга признало пилотный проект успешным и приняло решение распространить полученный опыт на все предприятия холдинга. В настоящий момент ведутся работы по запуску системы в следующем дочернем предприятии.
