Москва, 22 мая 2014 года – ГК «Автомир» внедрила систему потокового ввода ABBYY FlexiCapture и вынесла обработку финансовых и бухгалтерских документов в Общий центр обслуживания (ОЦО) в Саратове. Благодаря этому удалось оптимизировать работу бухгалтерии более чем на 20%.
Группа компаний «Автомир» – крупнейший автодилер на территории Российской Федерации, представляющий 18 автомобильных брендов. ГК Автомир насчитывает 49 дилерских центров: 18 из них находятся в Москве, 28 – в регионах и 3 – в Казахстане.
Через финансовые отделы компании проходит огромное количество бухгалтерских документов: счета-фактуры, акты, счета на оплату и так далее. Поэтому руководство ГК «Автомир» поставило задачу сократить затраты на ведение бухгалтерского учета, а также повысить скорость работы с данными финансовых документов, уменьшив сроки их передачи из удаленных подразделений.
Один из самых эффективных способов существенно сократить операционные издержки – вынос непрофильных операций в ОЦО, поэтому ГК «Автомир» перевела в Саратовское отделение функции бухгалтерского и финансового учета. А для автоматизации обработки финансовых документов и ввода информации в электронный архив в компании внедрили систему потокового ввода данных ABBYY FlexiCapture.
Решение ABBYY было выбрано за высокое качество и точность извлечения данных даже из неструктурированных документов, к которым относятся счета и акты выполненных работ. Важным плюсом ABBYY FlexiCapture была простота установки и настройки. Система имеет широкие возможности интеграции с информационной системой 1С, на базе которой реализован архив финансовых документов в ГК «Автомир».
Сотрудников в офисах не пришлось обучать работе с программой: они просто сканируют поступающие документы и отправляют их по электронной почте на специальный адрес. Благодаря этому срок передачи документов из региональных дилерских центров в единый архив сократился до 1-3 дней с момента поступления документа. С помощью ABBYY FlexiCapture в ГК «Автомир» обрабатывается до 100 тыс. страниц бухгалтерских документов ежемесячно.
Распознавание происходит в автоматическом режиме. Обработанные документы поступают на верификацию, а скан-образ и проверенные данные – номер документа, дата регистрации, реквизиты – заносятся в электронный архив, где их можно легко и быстро найти. Данные, полученные после распознавания, сопоставляются с информацией в первичном документе – благодаря этому удалось значительно сократить количество ошибок, связанных с человеческим фактором.
Проект был начат в марте 2013 года, и к настоящему моменту решение ABBYY FlexiCapture внедрено в 80% автосалонов ГК «Автомир».