Башкирский государственный педагогический университет им. М.Акмуллы (БГПУ), уже много лет входящий в «Топ-20» педагогических ВУЗов России, принял решение о внедрении EOS for SharePoint (Foundation). Это решение, разработанное компанией «Электронные Офисные Системы» на базе портальных технологий MS SharePoint, становится все более популярным и востребованным на российском рынке.
Рост числа бумажных документов и стремление упорядочить документопоток привели руководство БГПУ к решению о внедрении системы электронного документооборота. Конкурентные преимущества СЭД EOS for SharePoint позволили компании «Медиалюкс», партнеру ЭОС, выиграть открытый конкурс, проведенный БГПУ, по выбору продукта для управления корпоративным контентом и автоматизации документооборота.
Опыт активного использования веб-технологий в обучении и общественной жизни ВУЗа также стал определяющим фактором, говорящим в пользу портальной ECM-системы.
Основные задачи, которые решались в ходе внедрения, были следующими:
упорядочение и унификация процессов документооборота;
сокращение сроков прохождения документов и согласования их проектов;
обеспечение надлежащего уровня исполнительской дисциплины;
обеспечение удаленного доступа сотрудников к базе документов.
В результате реализации проекта установлено 50 рабочих мест для ключевых сотрудников университета, автоматизирована обработка входящей корреспонденции, выдача и контроль поручений по входящим письмам, процессы согласования и утверждения проектов нефинансовых документов.
В системе реализована возможность выдачи инициативных поручений, которые используются управлениями университета для оперативной выдачи заданий сотрудникам факультетов и кафедр. Полностью автоматизирован многоэтапный процесс согласования приказов по движению студентов.
Обеспечена возможность удаленной работы сотрудников в СЭД с мобильных устройств или стационарных компьютеров. Средствами EOS for SharePoint создан и настроен корпоративный портал, в том числе файловые хранилища. Обеспечена возможность публикации материалов, создана новостная лента на главной странице, которая используется сотрудниками для уведомления о мероприятиях.
Внедрение СЭД EOS for SharePoint позволило унифицировать оформление документов во всех подразделениях, сделало процессы согласования и утверждения полностью прозрачными и удобными. В итоге исключена утеря документов или неверный маршрут их движения, исчезла необходимость передавать бумажные документы между подразделениями, существенно повысилась оперативность работы.
Проект, включая этапы обследования, настройки системы, заполнения справочников и проведение обучения пользователей, занял около двух месяцев. В результате заказчик в минимальные сроки получил систему, обеспечивающую сотрудникам быстрый и удобный способ работы с электронными документами. Внедрение осуществлялось специалистами компании ООО «Медиалюкс» в рамках выполнения госконтракта и с учетом пожеланий заказчика.
Перспективы системы руководство БГПУ видит в расширении функционала корпоративного портала, а также рассматривает возможность дополнительной закупки в 2013 году рабочих мест, чтобы довести общее число пользователей EOS for SharePoint до 200.
Справка: Башкирский государственный педагогический университет им. М. Акмуллы является государственным образовательным учреждением высшего профессионального образования федерального подчинения. В составе БГПУ 5 институтов, 7 факультетов, 48 кафедр.
