Давайте обратимся в недавнее прошлое, когда об автоматизации только начинали говорить. Представим себе те нескончаемые стеллажи документации, которые копятся годами, а хранятся десятками лет. Было обычным явлением найти информацию о сотруднике, перелопатив не один десяток страниц личного дела, в одной из папок. Одно дело найти, а совсем иное – завести личное дело. Тут приходилось заполнять вручную всю требуемую информацию в нескольких бланках, причем немаловажно было быть обладателем каллиграфического почерка. Другое дело сейчас – один клик мыши и на экране монитора информация о любом сотруднике компании в различных разрезах. Второй клик – и у Вас сформирован отчёт. Третий клик – и Ваш отчет передан адресату. Явные преимущества в отказе от рутинной бумажной работы, в сокращении временных затрат на документооборот, сокращении численности персонала.
Вторая сторона вопроса – автоматизация расчетов заработной платы и отчислений. Заданные единожды алгоритмы расчетов, настройки расчетов, правила отчислений делают процесс моментальным даже на предприятиях с большой численностью персонала. Расчетчику остается только визуально проверить сделанные расчеты. При необходимости расчет по любому из сотрудников может быть скорректирован в ручном режиме. При данном подходе минимизируются ошибки, связанные с человеческим фактором. Программа сама рассчитает заработок исходя из первичных данных: на какой должности работает сотрудник, по какому разряду, какие доплаты предусмотрены штатным расписанием по этой должности, сколько сотрудник отработал за расчетный период и в каких условиях. Программа произведет необходимые удержания (например, алименты или удержания по исполнительным листам), рассчитает суммы налоговых отчислений, произведет отнесение каждой из сумм на балансовый счет, статью затрат для дальнейшей аналитики в бухгалтерском учете. А теперь представим все эти операции выполняемые на бумаге! Да даже электронная таблица не сделает всё это достаточно быстро. При ручном расчете будут просто неизбежны ошибки – забыли насчитать премию, не вспомнили про удержание, не изменили процент отчислений в пенсионный фонд при смене статуса работника. Множество факторов, которые просто невозможно отследить в ручном режиме при численности персонала даже 50 человек.
И раз уж затронули тему передачи данных в контролирующие органы, то нельзя не отметить те преимущества, которые даёт бухгалтерам автоматизация расчетов с персоналом. Стоит вспомнить, какие тернии приходилось преодолевать этим отважным людям в период сдачи отчетности. Не один раз посетить офис приёма отчетности, отстоять очередь, получить отрицательный ответ в приёме документов по причине ошибок, и опять – исправления, очереди… А сейчас – сформировали отчеты, не уходя со своего рабочего места, отправили их в контролирующие органы и ждём ответ.
Если все вышесказанное преобразовать в цифры и в сухую статистику, то выглядеть это будет примерно так:
Автоматизация кадрового учета позволит:
• Оптимизировать численность персонала, занятого в сфере учета рабочего времени и расчета заработной платы.
• Оптимизировать бизнес-процессы по управлению персоналом.
• Получить прозрачную и достоверную информацию в любой момент времени.
• Сократить сроки сдачи регламентированной отчетности.
• Сократить риски по пеням и штрафам за несвоевременную сдачу отчетности.
Показатель Без автоматизации После автоматизации
Закрытие табеля До 10-ти дней при штате 50-70 сотрудников Максимум 1 час при штате 50-70 сотрудников
Расчёт отпусков / больничных 30 минут на 1 сотрудника 1 минута на 1 сотрудника
Расчёт заработной платы До 15-ти дней при штате 50-70 сотрудников Максимум 2 часа при штате 50-70 сотрудников
Формирование отчётности 5 дней при штате 50-70 сотрудников в ОДИН контролирующий орган Максимум 1 час при штате 50-70 сотрудников в РЯДЕ контролирующих органов

Какие бы проблемы не встречались при автоматизации процессов учета персонала и расчетов с ним, эти проблемы решаемы и ни в какое сравнение не идут с теми проблемами, которые возникают при отсутствии автоматизации. Мы, разрабатывая нашу систему SIKE.Управление персоналом, руководствуемся, прежде всего, принципами: удобно, понятно, доступно пользователю. При внедрении учитываем специфику деятельности предприятия и всегда модифицируем алгоритмы под условия организации. Если Вы еще не нашли для себя подходящее средство автоматизации, позвоните нашим специалистам. Надеемся, что наш продукт поможет развитию Вашего бизнеса.