Фирма «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ) завершила автоматизацию факторинговой деятельности многопрофильного холдинга AVIRSA с помощью специально разработанной подсистемы для управления факторинговыми операциями, данный функционал был реализован на базе продукта «1С:Управление торговлей 8», успешно внедренного ранее для решения задач компании в части продаж, закупок, бухгалтерии, финансов и др. В результате проекта удалось в 3-4 раза сократить время передачи документов на факторинг, автоматизировать контроль взаиморасчетов с факторами. Это помогло руководству начать сотрудничество с новой факторинговой компанией (крупнейший банк РФ), что привлекло на предприятие дополнительные денежные средства, необходимых для развития холдинга.
Основными видами деятельности холдинга AVIRSA являются производство электроники, оптовая и розничная торговля, системная интеграция и логистика. Компания поставляет бытовую, компьютерную и профессиональную электронику оптовым покупателям на рынках России, Украины и стран СНГ.
Рынок электроники, на котором работает холдинг AVIRSA, динамично растет. Компания расширяет сеть оптовых партнеров, увеличивает обороты продаж, и для поддержания темпов роста бизнеса компании требуется привлечение дополнительных финансовых средств. Для достижения этой цели руководство компании использует услуги факторинговых компаний и банков.
Фактор выкупает задолженность дебиторов холдинга и предоставляет предприятию 80-90% от суммы долга. Когда дебитор погашает свою задолженность перед факторинговой компанией, фактор выплачивает остаток суммы, вычитая из нее свой процент за услуги. Для реализации этого механизма на практике необходимо подготовить и оперативно передать полный пакет документов (накладных, счетов-фактур) на переуступку дебиторской задолженности покупателя в факторинговую компанию. После получения финансирования требуется вести взаиморасчеты с фактором, чтобы не допустить просрочек возврата финансирования дебитором факторинговой компании. Если дебитор не погашает свою задолженность перед фактором в срок, то компания сама расплачивается по этому долгу согласно договору.
Раньше учет факторинговых операций велся в электронных таблицах, что занимало много времени и нередко приводило к ошибкам. Контроль полноты и своевременности формирования документов на факторинг был трудоемким. В системе не отображалась дебиторская задолженность контрагентов перед факторами, эти данные собирались вручную, что было сложно и могло привести к несоблюдению сроков оплаты перед факторинговой компанией.
Проект автоматизации был инициирован для создания системы учета и управления факторинговыми операциями.
Было решено реализовать соответствующий функционал в корпоративной информационной системе «1С:Управление торговлей 8», в которой успешно работал отдел продаж и закупок, бухгалтерия, финансовый отдел и др. Продукт обладает необходимым базовым функционалом для реализации специализированная подсистема факторинга.
Партнером по автоматизации стала компания «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ), с которой холдинг AVIRSA сотрудничал при внедрении «1С:Управление торговлей 8». Автоматизировано 10 рабочих мест.
В результате проекта были автоматизированы следующие бизнес-процессы:
• Управленческая отчетность по факторинговым операциям;
• Контроль полноты и своевременности передачи документов на факторинг.
До автоматизации весь процесс подготовки документов для передачи на факторинг выполнялся вручную, что нередко приводило к ошибкам. В результате проекта автоматически заполняется перечень накладных и счетов-фактур, которые могут быть переданы на текущую дату в факторинговую компанию. При проверке оригиналов соответствующих документов работник либо ставит отметку о возможности передачи документов фактору, либо описывает недостатки отдельных документов, которые необходимо оперативно устранить для передачи на факторинг. Все замечания практически в тот же момент видит отдел товародвижения, который может оперативно принять меры к устранению недостатков.
Лазарев Игорь Николаевич, руководитель кредитного отдела холдинга AVIRSA, рассказывает о результатах автоматизации:
«Мы благодарны сотрудникам компании «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ) за профессиональную работу. В результате внедрения подсистемы мы получили в возможность более оперативно передавать дебиторскую задолженность на факторинг».
