В нашей компании назрела необходимость создания внутреннего информационного пространства. Основными предпосылками внедрения корпоративного портала http://websoft.nn.ru/ для компании стали задачи повышения эффективности внутренних коммуникаций, управления знаниями и автоматизация многоступенчатых процессов.
Для решения этих задач необходимо было обеспечить следующую функциональность:
• Удобный и простой способ информирования сотрудников о новостях и событиях компании (классические массовые рассылки по электронной почте создавали «лишнюю» нагрузку на систему электронной почты, увеличивали трудоемкость архивирования почтовых сообщений, не давали адекватных возможностей поиска информации).
• Совместная работа с информацией, не связанной с основными бизнес-процессами компании (безусловно, основные процессы компании в достаточной степени автоматизированы, но ряд второстепенных процессов, связанных с административными вопросами и требующими коллективной работы с информацией, страдали. Использование стандартных методов коллективного доступа к данным, основанного на «сетевых дисках», имеет ряд недостатков ввиду ограниченности функционала. В частности, отсутствие автоматического протоколирования обращений к ресурсам и их изменений).
• Повышение эффективности внутренних процедур компании за счет их автоматизации (ряд процедур, предусматривающих строгие последовательности действий, в значительной степени эффективней выполняются при осуществлении контроля прохождения этапов. Автоматизация этих процедур должна была обеспечить контроль и анализ эффективности их осуществления. Хорошим примером могут служить процессы согласования различных внутренних заявок).
• Наглядный и удобный способ описания, хранения и получения знаний (не секрет, что главный потенциал любой компании – это люди, в том числе потому, что они являются основными носителями знаний. Для исключения рисков потери важных знаний и эффективного их распространения, необходимо обеспечить надежное и удобное хранение знаний, а так же эффективные средства работы с ними).
Первыми активно пользоваться возможностями корппортала начали руководители отделов, позднее подключились все сотрудники.
Положительный эффект от внедрения корпоративного портала:
1. Увеличение скорости принятия решений, которые принимаются в онлайне по результатам обмена мнениями или обсуждений в рабочих группах.
2. Формирование истории участия и вклада в результат участников рабочих групп. Все промежуточные обсуждения, документы, мнения фиксируются в портале.
3. Корпоративный кодекс и другая информация стала доступна всем сотрудникам. При этом она не просто доступна, но по ней возникает обратная связь, в виде обсуждений и вопросов к руководству.